Töö kirjeldus- see on teatud tüüpi organisatsiooniline ja regulatiivne dokument, milles on välja toodud sekretäri õigused ja funktsionaalsed kohustused, samuti kriteeriumid, mille kohaselt sekretär-ametniku kutsetegevust reguleeritakse.
Sekretär-sekretäri ametijuhend on töölepingule lisatud saatedokument.
Ametijuhend allkirjastatakse samaaegselt töölepinguga, kuid tingimusel, et sekretär-sekretäri ametikohale kandideerija on juhendiga hästi kursis.
Sekretäri-sekretäri ametikohale kandideeriv isik peab vastama järgmistele nõuetele:
- omama keskeri või kõrgemat kutseharidust haridus;
- tunneb suurepäraselt arhiive ja kontoritöö;
- hakkama igasuguseid kontoritehnika.
Mis on sekretäri töö?
Iga sekretäri-ametniku peamiseks loosungiks peaks olema järgmine lause:
"KORD PEASSE - TELLIMINE ÄRI"!
Miks nii?
Sest sekretär-ametnik vastutab igas ettevõttes või asutuses väga suure töömahu eest.
See töövaldkond hõlmab järgmisi tegevusi:
- juhtimis- ja haldustuge pakkudes juhtimine;
- töögraafiku koostamine käsiraamatud;
- ettevõttes ärikeskkonna pakkumine või asutus;
- koosolekute korraldamine ja külastajate vastuvõtmine;
- koostamine ja teostamine dokumendid;
- ettevõtte või organisatsiooni ärilise kirjavahetuse pidamine teiste subjektidega majanduslik tegevus;
- väljamineva ja sissetuleva töötlemine ja arvestus dokumendid;
- kontroll täitmise üle dokumendid;
- dokumentatsiooni arhiveerimine;
- registrite pidamine töövoog.
Sekretär-ametniku töö olemus on mitmekülgne töö organisatsiooniliste küsimuste ja dokumendihalduse tagamiseks organisatsioonis või asutuses.
Sekretär-sekretäri ametijuhendi koostamise nõuded
Sekretär-ametniku ametijuhendi koostamisel puuduvad ühtsed standardid.
Sekretär-sekretäri juhendi koostamisel tuleks lähtuda Tööministeeriumi 21. augusti 1998. a määrusega nr 37 kinnitatud ametikohtade kvalifikatsiooni käsiraamatust.
Peamine nõue organisatsioonides sekretär-ametniku ametijuhendi koostamisel on, et juhend peaks sisaldama järgmisi punkte:
- Põhisätted.
Sekretär-sekretäri ametikoha juhiste selles lõigus on selgelt välja toodud järgmised punktid:
- Sekretär-sekretäri õigused.
Selles ametijuhendi lõigus on selgelt ette nähtud kogu sekretär-ametniku volituste loetelu, mille abil saab ta oma funktsionaalseid ülesandeid tõhusalt täita.
See ametijuhendi lõik peaks hõlmama järgmisi aspekte:
- ulatuse määratlemine, mille otsuses saab sekretär-sekretär teha iseseisvaid otsuseid;
- kokkulepe dokumentide allkirjastamise kohta teatud tähtsus;
- juurdepääsu aste konfidentsiaalsele teabele organisatsioonid või asutused;
- ametniku soovituste andmise õiguse kirjeldus, mis võimaldavad parandada ettevõtte või organisatsiooni efektiivsust.
- Töötaja ametialased ülesanded sekretär-sekretärina.
See ametijuhendi lõik kirjeldab täielikku loetelu kõigist tööliikidest, mida sekretär-ametnik peab tegema.
Igas ettevõttes või organisatsioonis on ainult tootmisvajadustest lähtuvalt ette nähtud sekretär-ametniku peamiste tööliikide loetelu.
See lõige määrab kindlaks sekretäri-ametniku ametikohal oleva töötaja järgmised kohustused:
- nõuded korrektseks dokumendihalduseks organisatsioonid või ettevõtted;
- selge disain ja dokumentide koostamine;
- õige arhiveerimine dokumendid;
- töö kontoriseadmetega ja ümbersuunamine sissetulevad kõned.
- Sekretär-sekretäri vastutus.
See ametijuhendi punkt on ette nähtud konkreetse ettevõtte või organisatsiooni juhtkonna isiklikul äranägemisel.
Sõnastatakse sekretäri-ametniku isikliku vastutuse meede töölepingu normide täitmata jätmise või rikkumise eest.
Lõikes on märgitud ka kriteeriumid, mille järgi sekretär-ametniku professionaalsust hinnatakse, samuti meetmed, mida rakendatakse töötaja suhtes tema tööülesannete ebaausal täitmisel.
- Rakendused.
See töötaja kui sekretär-ametniku juhendi lõige on vabatahtlik.
Kuid kui ta on siiski ametijuhendisse lisatud, sisestatakse sellesse sellised hetked:
- võrdlusmaterjal vajalik sekretär-sekretäri igapäevaseks tööks;
- juhtkonna allkirjade näidised, pitsatid ja templid;
- töövoo ajakirjade vormid;
- disaini näited dokumendid ja nii edasi.
Sekretäri-ametniku ametijuhend erinevates ettevõtetes ja organisatsioonides võib oluliselt erineda.
Allpool on tüüpiline näide kooliametniku ametijuhendist.
Sekretär-ametniku ametijuhend - näide
- Töötaja sekretär-sekretäri ametikohale nimetatakse ametisse ja vabastatakse ametist vastavalt otsusele kooli direktor.
- Ametnik allub vahetult kooli direktorile.
- Sekretäri-sekretäri ametikoha määravad isikud kellel on kutse- või kõrgharidus.
Samuti peab sekretäril olema aastane töökogemus sekretär-sekretäri ametikohal või selle erialaga seotud.
- Sekretäri-sekretäri ameti ülesannete ajutise täitmise võib määrata koolitöötajale.
See on võimalik, kui töötajal on dokumendivoo ja kontoritehnikaga töötamise kogemus, lähtudes kooli direktori korraldusest.
- Sekretär-sekretär on oma tegevuses kohustatud juhinduma haridusseadusest, üldharidusasutuste näidismäärustest, tuleohutuse eeskirjadest ja eeskirjadest, ohutuseeskirjadest, bürootöö läbiviimise regulatiivsetest soovitustest, korraldustest. ja kooli juhtkonna korraldused.
- Sekretär-sekretär on kohustatud sätteid täpselt täitma lapse õiguste konventsioon.
- Töötaja ülesanded ametniku ametikohal.
Sekretär-sekretäri kutsetegevuse põhipunktid koolis on:
- Organisatsioon kontoritöö.
- Funktsioonide täitmine, mis tagavad kooli direktori töö ja kogu õppeasutuse asjaajamise.
- Töökohustused.
Kooliametnik täidab järgmisi ülesandeid:
- Juhib kontoritööd, järgides normatiivsete õigusaktide soovitusi.
- Korraldab kooli direktori telefoni- ja muud suhtlust, samuti on sekretär-ametnikule usaldatud telefoniteadete vastuvõtmise ja edastamise funktsioon.
- Kohustuslikult juhib sekretär-sekretäri ametis olev töötajaõpilaste tähestikuraamat.
- Töötab sissetulevate dokumentidega, st. võtab isiklikult vastu avaldusi koolitöötajatelt, aga ka õpilaste vanematelt.
- Viib läbi otsest tööd pedagoogilise ettevalmistuse alal kooli koosolekud.
- Peab tellimuste raamatut kooli järgi.
- Peab tööjõuregistrit raamatuid.
- Koolijuhi varustamine kirjatarvetega materjalid.
- Korraldab administratsiooni külastajate vastuvõttu haridusasutus.
- Õigused.
Koolis sekretär-sekretäri ametikohal töötaval töötajal on õigus:
- Kasutage oma töös uuenduslikke töötlemismeetodeid töövoog.
- Esitada ettepanekud kooli juhtkonnale läbivaatamiseks töövoo parandamiseks.
- Kohustuslikud koolitöötajad täitma kooli direktori korraldusi.
- Vaata kõiki dokumente mis on seotud kooli juhtimisega.
- Andke õpilastele korraldusi koolikäitumise kohta.
- Et teha õpilastele administratsiooni avaldusi, mis segavad õppeprotsessi.
- Tõstke pidevalt oma taset eneseharimine.
- Sekretär-sekretäri ametikohal töötaja vastutus.
- Oma kohustuste mittetäitmise või ebaõige täitmise eest, käesolevas juhendis nimetatud, samuti kooli juhtkonna korralduste täitmata jätmise eest, õppeasutuse sisekorraeeskirja ja teiste normatiivaktide rikkumise eest karistatakse sekretäri-ametnikku tööseadusandlusega ettenähtud korras.
- Vaimsel või füüsilisel vägivallal põhinevate haridusmeetodite kasutamise eest, sekretäri-sekretäri võib ametikohalt vabastada vastavalt tööseadusele.
- Õppeasutuse materiaalse baasi tahtliku kahjustamise eest, kannab sekretär-ametniku ametis olev töötaja täielikku või osalist rahalist vastutust.
Eelnev oli näide kooli ametniku ametijuhendist.
Mis puudutab ettevõtte sekretär-ametniku ametijuhendi spetsiifikat, siis selle koostamise plaan sõltub ettevõtte suunast.
Plaan koostatakse selle alusel, millised ülesanded selle ettevõtte juhtkond sekretärile-sekretärile paneb.
Selles artiklis oleme püüdnud jõudumööda selgitada, milline on sekretär-ametniku ametijuhend igasugustes omandivormides ettevõtetes ja organisatsioonides.
Töötaja jaoks ühe kõige olulisema dokumendi asjatundlikuks koostamiseks on kõigepealt vaja hoolikalt uurida Vene Föderatsiooni tööseadusandlust. Ükski ametijuhendi punkt ei saa temaga vastuollu minna. Oluline on meeles pidada, et töövaidluste, kohtusse jõudvate konfliktide lahendamisel saab ametijuhend koos töölepinguga üheks peamiseks asja juurde kuuluvaks dokumendiks. Ja vähimgi seadusega vastuolus olev ebatäpsus võib pöörduda tööandja vastu.
Lühidalt öeldes on ametijuhend dokument, mis toob kõige täielikumalt ja selgemalt välja töötaja kohustuste ulatuse. Kui "täielik ja selge" see tegelikkuses saab, sõltub töötaja kirjaoskusest ja ratsionaalsusest. See tähendab, juht.
Lähenemas on sekretär-ametniku vaba koht. Kogu personali hulgast on raske leida teist ametikohta, kus inimene töötaks nii tihedalt koos juhtkonnaga. Ja saab olema juhi enda loomulik vajadus arengus osaleda töö kirjeldus. Igal juhul olen vähemalt juba koostatud dokumenti hoolikalt uurinud. Samuti on ülemusel mõistlik hoida juhendi koopia alati käepärast. Et mitte süüdistada alluva volituste põhjendamatus laiendamises.
Nõutavad esemed
Sisenemine on kohustuslik:
Nõuded teadmistele ja oskustele selle postituse jaoks. Loomulikult eeldab esialgne valik sellele tööle, et kandidaadil on teatud oskused ja võimed. Kuid ametijuhendis on vaja neid uuesti kajastada. Et töötajal oleks selge ettekujutus, mil määral talle esitatavad nõuded laienevad. Parem on see juhendi osa jagada alapunktideks.
Näiteks:
Elementaarsed teadmised(suuline ja kirjalik kirjaoskus).
Kontoritehnikaga töötamine: märkige kindlasti ära, milliste seadmetega sekretär-ametnik töötab.
Tõstke esile PC tarkvarapakett millega töötada. Reeglina on vaja Microsoft Office'i: Word, Excel. Ülejäänu oleneb ettevõtte spetsiifikast. Võib-olla on see 1C või disainiprogrammid. Peaasi on üksikasjalikult värvida.
Töö dokumentidega. Ametikoha teine osa - "ametnik" tähendab a priori seda tegevust. GOST-id, dokumentatsiooni tüübid, dokumendivoog üldiselt - teadmised selles valdkonnas peaksid olema väga ulatuslikud. Ametikoha spetsiifikat arvestades on tööandjal õigus nõuda tõendit erikursuste läbimise kohta, kui „Kontoritöö“ ei kuulunud õppeasutuses põhierialade hulka. Samas alampunktis saate esile tõsta töö ettevõtte arhiiviga (kui see on ette nähtud).
kohustused, mis puudutab ülejäänud osariiki töötajad. Näiteks kontori varustamine kontoriga, töötajate teavitamine koosolekutest jne.
kohustused, ettevõtte välissuhete kohta: komponentide, "tarvikute" tellimine. Klientidele helistamine, meediaga suhtlemine.
Tööaeg päeval. Kohustuste ligikaudne jaotus tööpäeva perioodide lõikes. See tähendab, et saate sellesse kirjesse kirjutada, et sissetuleva kirjavahetuse lammutamiseks antakse tund hommikul.
Hierarhia... Siin on vaja võimalikult selgelt välja tuua: kellele allub sekretär-ametnik (ainult otse juhile või võimalusel ka asetäitjatele). Kelle tellimustel on prioriteet.
Vastutus(kaasa arvatud materjal) sekretär-sekretär. Tavaliselt sisaldab see ka alapunkti vastutuse kohta salastatud teabe (ärisaladuse) avaldamise eest. Ja üldiselt, kas sellel töötajal on juurdepääs kogu dokumentatsioonile.
Allkirjaõigus dokumentatsioon. Kas see on seal või kõik dokumendid viseerib otse juhtkond. Kui jah, siis millistel juhtudel.
Valikulised esemed ja töötajate õigused
Ajanormid, mida sekretär-sekretär peab täitma teatud tüüpi tegevuse jaoks on valikulised. Näiteks printimiskiirus, telefonikõnede kestus, dokumentatsiooni malli koostamine. Loomulikult peavad siinsed nõuded olema mõistlikkuse piires. Ja tuleb arvestada nüanssidega, vääramatu jõuga jne.
Nõuded välimusele, viisakusele on ette nähtud ka tööandja äranägemisel. Ametnik on ametikoht, mis kohustab neid reegleid. Ja teiste sekretariaadi töötajate (näiteks administraatori) puudumisel võite teda julgelt ettevõtte näoks nimetada.
Ja viisakuse, puhtuse nõuete ettekirjutamine ei ole üleliigne. Võib-olla riietuskood. Samuti, kui ettevõttel on omad eetikastandardid, tuleb need ametijuhendis fikseerida.
"Valikuliste" nõuete loendit saab laiendada sõltuvalt ettevõtte profiilist. Kuid lisaks tööülesannetele peavad ametijuhendis olema kirjas ka sekretär-ametniku õigused. Kuigi loomulikult on põhiõigused (sh sotsiaalsed garantiid) ette nähtud töölepingus, töölepingus.
Sekretär-sekretäril on õigus:
- Saada juhtkonnalt ja teistelt töötajatelt täiendavat teenuseinfot, kui see on vajalik tema tööülesannete paremaks täitmiseks.
- Kasutada ettevõtte tehnilisi vahendeid, enda poolt täidetavaid ülesandeid paremini ja ergonoomilisemalt lahendada.
- Töökaitse tagamiseks oma töökohal.
- Saada sotsiaalseid garantiisid ja toetusi. Vastavalt nii Vene Föderatsiooni töökoodeksile kui ka sisemisele kollektiivlepingule.
Samuti saab tööandja oma äranägemise järgi õiguste loetelu täiendada.
Mida peaksite silmas pidama?
Pange tähele, et sekretär-ametniku ametijuhendi jaoks pole ühtset vormi, GOST. Näidisnäidiseid võib leida Internetist, eelkõige ettevõtete veebisaitidelt, ja alla laadida (nii tasulised kui ka tasuta). Mõned ettevõtted jagavad Internetis valmis ID-sid. Kui ettevõtte profiil on sarnane, võite järgida neid juhiseid.
Kokkuvõtteks mõned lihtsad koostamise reeglid:
- Ärge laiendage ametniku kohustusi üle. Nõuded vastavusse reaalsusega: tööpäeva pikkus, palk (eriti!).
- Pea meeles, et töötajal on õigus nõuda lisatasu peale juhilt korralduse saamist, mida ID-l ei ole kirjeldatud.
- Kui ettevõttes ei ole täiskohaga juristi ja personaliametnikku, kasutage ID vormistamisel palgatud spetsialistide teenuseid. Lõppkokkuvõttes maksab see vähem kui "küsitavate" üksuste lisamine ID-sse.
- Pea meeles, et ettevõtte sisedokumentatsioon (mis sisaldab ametijuhendit) ei ole vastuolus riigi seadustega. Seda arutati üksikasjalikult artikli alguses.
Loodame, et selle artikli näpunäited on teile ja teie ettevõttele kasulikud!
Ametijuhend ei sisaldu ettevõtte nõutavate dokumentide loendis, kuid selle olemasolu võimaldab selgelt määratleda organisatsiooni töötajatele, sealhulgas sekretäridele, kuuluvate õiguste ja kohustuste loetelu.
MA KIIDAN HEAKS:
Peadirektor
OOO "Brutotarned"
Širokov/ Širokov I.A. /
12. august 2014
Sekretäri ametijuhend
Üldsätted
1.1. See dokument määrab organisatsiooni sekretäri ametiülesanded, volitused, vastutuse ja muud töötingimused.
1.2. Sekretäri ametikohal on õigus asuda isikul, kes omab tunnistust keskhariduse omandamisest ja on lisaks läbinud kursuste vormis erialase erikoolituse kuuekuulise ja pikema töökogemusega.
1.3. Sekretäri ametisse nimetamine ja ametist vabastamine toimub Vene Föderatsiooni kehtiva töökoodeksiga ettenähtud viisil organisatsiooni juhi eraldi korraldusega.
1.4. Sekretäri otsese juhina tegutseb organisatsiooni direktor.
1.5. Töökoha puudumisel peaks sekretäri asendama ettevõtte juhi erikorraldusega kinnitatud töötaja.
1.6. Sekretär peab teadma:
- Vene Föderatsiooni töö- ja tsiviilõiguse alused;
- ettevõtte struktuur, juhtkond, sealhulgas osakondade juhid;
- Bürootöö läbiviimise reeglid;
- õigekirja, grammatika, stilistika, kirjavahemärkide ja muude vene kirjakeele osade reeglid, mis on vajalikud äridokumentatsiooni korrektseks kirjutamiseks ja täitmiseks;
- Ühtne, kasutamiseks kohustuslik, haldusdokumentide vormid, näidised, mallid;
- Tööprotsesside korraldamise alused;
- Eetika, ärisuhtluse ja stiili alused, sh. läbirääkimised, kirjade kirjutamine, riietuskood jne;
- Arvuti- ja kontoritehnikaga töötamise reeglid, meetodid, sh rakenduslike arvutiprogrammide (Word, Excel jne) omamine;
- Kinnitatud töökaitse-, ohutuse- ja sisekorraeeskirjad.
Funktsionaalsed kohustused
2.1. Sekretäri tööülesannete loend sisaldab järgmisi ülesandeid:
- Juhataja büroo tõrgeteta töö õigeaegne tagamine;
- Juhataja ärikohtumiste, nõupidamiste, koosolekute ja muude ürituste planeerimine, nende korraldamine;
- Juhataja lähetuste korraldamine sh. piletite ostmine, ruumide rentimine, transport jne.
- Jooksvates küsimustes läbirääkimised struktuuriüksuste juhtidega, neilt kogu vajaliku teabe toomine ettevõtte direktorile, samuti direktori korralduste ja korralduste edastamine töötajatele;
- Nõutava teabe kogumine, töötlemine ja edastamine juhile;
- Kontroll juhi korralduste täitmise üle, mis on üle antud sekretäri pädevusse;
- Juhataja Skype- ja telefonivestluste korraldamine ja pidamine, faksiteadete vastuvõtmine ja saatmine, juhataja äraolekul töökohal - talle edastatava info vastuvõtmine ja pähe toomine;
- Juhatajale kontoritarvete ostmine;
- Kontroll kontoritehnika töö üle, õigeaegne abinõude rakendamine selle rikke ja kahjustumise korral;
- Otseselt juhiga seotud sise- ja välisbürootöö läbiviimine (tellimuste, korralduste, kirjade, lepingute jms koostamine)
- Firmaürituste, puhkuste, koolitusseminaride jms korraldamine.
- Kirjade vastuvõtmine ja saatmine;
- Töötajatelt dokumentide ja isiklike taotluste vastuvõtt organisatsiooni juhi kinnitamiseks;
- külastajate vastuvõtmise protsessi korraldamine, kes ei ole ettevõtte töötajad;
- Osalemine üldkoosolekutel ja konverentsidel;
- Heatahtlikkus, positiivne meeleolu, soodsa mikrokliima loomine kollektiivis.
Õigused
Sekretäril on järgmised õigused:
3.1. Nõudke töötingimusi, mis soodustavad tema tööviljakuse suurendamist (sh kontoriseadmete täiustatud mudelite pakkumine, töökoha korralduse reeglite järgimine jne);
3.2. Nõuda ja vastu võtta tema tegevusega otseselt seotud dokumente, tõendeid, korraldusi, korraldusi;
3.3. Suhtleda osakonnajuhatajate, struktuuriüksuste juhtide ja kõrgema juhtkonnaga organisatsiooni tööga seotud küsimuste lahendamiseks;
3.4. Olla ettevõtte esindaja teistes nii riiklikes kui ka äriorganisatsioonides kõigis tema pädevusse kuuluvates küsimustes;
3.5. Osaleda täienduskursustel;
3.6. Keelduda tööülesannete täitmisest, kui miski ohustab tema elu või tervist töökohal.
Vastutus
Sekretäri vastutus (rangelt kehtivate õigusaktide raames) on ette nähtud järgmiste olukordade ilmnemisel:
4.1. ametialaste funktsioonide halb või enneaegne täitmine, samuti täielik tööst keeldumine;
4.2. Keeldumine juhi juhiste, ülesannete, küsimuste, korralduste ja juhi korralduste täitmisest;
4.3. tahtlik ja süstemaatiline oma töö kohta vale või mittetäieliku teabe esitamine;
4.4. Hooletu suhtumine töökaitsemeetmete, sise-eeskirjade ja ohutuse tagamisse, samuti reaalsete tegude puudumine, kui need tuvastavad teised töötajad;
4.5. Töödistsipliini tahtlik rikkumine eeldusel, et puuduvad mõjuvad põhjused ja nende olemasolu kinnitavad dokumendid.
4.6. Alluvuse rikkumine.
Töötingimused
5.1. Sekretäri töö- ja puhkeaeg on ette nähtud töösisekorraeeskirjas;
5.2. Võimalikud ärireisid (juhiga kaasas), nii linnasiseselt kui ka teistesse piirkondadesse.
Allkirjaõigus
6.1. Sekretärile antakse allkirjaõigus tema tööga otseselt seotud dokumentidele.
NÕUSTUD
Personaliosakonna juhataja
OOO "Brutotarned"
Semenov/ Semenov R.A. /
12. august 2014
JUHENDITEGA TUTTANUD
Vederkina Anna Valerievna
LLC "Tarnete hulgimüük" sekretär
Pass 7685 nr 975849
Välja antud Permi Leninski rajooni siseasjade osakonna poolt
14.09.2012 allüksuse kood 123-425
Allkiri Vederkina
17. august 2014
Failid
Mille jaoks on ametijuhend ette nähtud?
See dokument on ühtviisi oluline nii sekretärile endale kui ka ettevõtte juhtkonnale. Ühelt poolt on selles selgelt kirjas ülesanded, mida töötaja peab täitma, reeglid ja seadused, mida ta peab teadma, tema ametisse nimetamise ja vallandamise kord, samuti tema õigused jne. Teisest küljest sama dokument võimaldab tööandjal koordineerida alluvate tööd ja efektiivselt juhtida tootmisprotsessi.
Üsna sageli muutuvad ametijuhendid konfliktide, vaidluste ja erimeelsuste korral juriidiliselt oluliseks dokumendiks ja omandavad tõendusjõu. Sellepärast ei tohiks te ametijuhendite koostamisse suhtuda hooletult, iga punkt tuleb hoolikalt ja hoolikalt ette kirjutada.
Sekretäri ametijuhendi koostamise põhireeglid
Sekretäri ametijuhendil pole ühtset kohustuslikku vormi, nii et saate selle koostada valmis malli järgi või töötada välja dokumendi oma äranägemise järgi. Dokumendi koostamisel tasub meeles pidada, et erinevates ettevõtetes võivad sekretärid täita erinevaid ülesandeid, kuid nende põhitöö peaks olema sama.
Sekretäri ametijuhendi standardversioon, kõige levinum versioon, sisaldab nelja osa:
- "Üldsätted"
- "Töökohustused",
- "Õigused",
- "Vastutus".
Kuid soovi korral või vajadusel saab dokumenti täiendada muude kirjetega (näiteks "Muud tingimused", "Allkirjaõigus" jne).
Dokument koostatakse tavaliselt ühes eksemplaris - sellele kirjutab alla ka töötaja, kelle jaoks see on koostatud, samuti osakonnajuhataja ja organisatsiooni direktor, kuid kui sekretäre on mitu, saab töö välja printida kirjeldus vajalikus arvus eksemplare. Igal neist peavad olema ka originaalallkirjad ja vajadusel parandatud, et ei tekiks samade kohustuste dubleerimist.
Sekretäri ametijuhendi koostamine
Kork
Juhendi ülaosas, selle paremas ülanurgas, peaks olema koht ettevõtte juhi heakskiitmiseks. Siin peate täitma vaid mõned read: tema ametikoht (tegevjuht, direktor), ettevõtte nimi, perekonnanimi, eesnimi, isanimi ja jätma koht dekrüpteerimisega allkirja jaoks. Seejärel kirjutatakse rea keskele dokumendi nimi.
Peamised osad algavad teise osaga.
Üldsätted
Esimeses jaotises pealkirjaga "Üldsätted" Esiteks sobib see selles dokumendis käsitletavaga, seejärel näidatakse sekretäri ametisse nimetamise ja vabastamise kord, kellele ta täpselt allub, samuti kvalifikatsiooninõuded, millele ta peab vastama (spetsialiseerumine, haridus, lisakursused) jm), nõutav kogemus ja töökogemus.
Seejärel loetletakse samas jaotises kõik seadused, määrused, reeglid, korraldused, millega sekretär peab olema kursis: organisatsioonis vastuvõetud dokumentide standardid ja vormid, kontoritöö läbiviimise reeglid, teadmised kontoritehnikast jne. Allpool peate kirjutama, kes asendab sekretäri, kui ta töökohalt puudub (konkreetsete töötajate nimesid täpsustamata) ..
Sekretäri ülesanded
Järgmine jaotis "Funktsionaalsed kohustused" puudutab sekretäri ülesandeid. Need tuleb kirjeldada võimalikult detailselt, eraldi punktides, vastavalt ettevõtte vajadustele ja arvestades töötaja tööaega.
Sekretäri õigused
Peatükk "Õigused" hõlmab algatusi ja volitusi, mida sekretäril on õigus kasutada kõige tõhusama töö jaoks. Tavaliselt sobib siia võimalus tema suhtlemiseks ettevõtte teiste struktuuriüksustega, aga ka juhtkonnaga.
Sekretäri vastutus
Peatükis "vastutus" Rikkumised, mille eest sekretäri võidakse karistada distsiplinaarkaristusega preemiate äravõtmise, märkuste, noomituste või isegi vallandamise näol, tuleks täpselt välja tuua. Ühes punktis võib märkida, et rakendatud mõjutusmeetmed on kooskõlas seaduse ja Vene Föderatsiooni tööseadustiku raamistikuga.
Töötingimused
Sekretäri ametijuhendi viiendas osas, pealkirjaga "Töötingimused", millesse need sobivad, määratakse need tingimused (näiteks sisemise töögraafikuga), aga ka mõned iseärasused - näiteks tööreisid, vahetuste graafikud jne.
Allkirjaõigus
Selle dokumendi viimane osa sisaldab ainult ühte lõiku, nimelt määratleb dokumendid, mida sekretäril on õigus oma allkirjaga kinnitada.
Pärast ametijuhendi hoolikat täitmist tuleb see kokku leppida töötajaga, kes vastutab sekretäri ametijuhendis ettenähtud reeglite ja eeskirjade täitmise eest (selleks võib olla sekretariaadi juhataja, personaliteenistuse juht jne.). Siin peate sisestama tema ametikoha, ettevõtte nime, perekonnanime, eesnime, isanime ja kinnitama seda kõike ka dekrüpteerimisega allkirjaga.
Järgmisena märgime töötaja ametlikud ja isikuandmed: perekonnanimi, eesnimi, isanimi, ametikoht, jällegi organisatsiooni nimi, passiandmed, allkiri ja dokumendiga tutvumise kuupäev. Pitserit pole vaja panna, kuna dokument on osa organisatsiooni sisemisest töövoost.
Ametnik täidab olulist ülesannet igas ettevõttes: koolis, lasteaias, äriorganisatsioonis, linnavalitsuses, kohtus jne. Seetõttu on tööandjatel tema valikule erinõuded. Kuidas reguleerib ametijuhend sellise töötaja tööd? Milliseid ülesandeid ta peaks täitma ja milliseid kohustusi ta kannab? Neid küsimusi käsitleme allpool.
Sekretäri-ametniku tüüpilise ametijuhendi näidis
Ametniku sekretäri põhiülesanne on olla juhataja abi. Oleneb selle töötaja tööst, kui asjatundlikult koostatakse juhataja, direktori, asetäitja jne töögraafik.Ta fikseerib selgelt kõik koosolekud, koostab dokumentatsiooni äriliste küsimuste lahendamiseks, võtab vastu kirju, kõnesid jne. ettevõtetes, tähendab see kahe ametikoha ühendamist korraga: otse sekretäri ja juhi kabinetti. Sageli peab see töötaja valdama võõrkeeli. Personaliosakonna spetsialisti jaoks on oluline omada selliste töötajate tüüpiliste juhiste näidist, seetõttu soovitame kaaluda tüüpilise dokumendi sisu.
Üldsätted
Ametiülesannete täitmise korda reguleerivas tüüpdokumendis kuulub sekretäri ametnik kategooriasse "tehnilised töötajad". Tema vahetu ülemus on tegevjuht. Peamised nõuded:
- minimaalse keskerihariduse olemasolu;
- kogemus aastast;
- töötaja peab teadma arvutiprogrammide põhitõdesid - word, exel jne;
- peab omama kontoritöö korraldust.
Vastavalt oma vajadustele võivad organisatsioonid ametniku sekretäri ametijuhendis nõuete loetelu laiendada. Näiteks esitatakse sellisele töötajale kohtus lisanõuded kiirprintimise võimekuses, sh. kirjutusmasinaga, peab ka saama hakkama igasuguse tehnikaga, mida saab kohtusaalis kasutada jne.
Töökohustused
Vastavalt standardsele ametijuhendile on sekretäri ametnik kohustatud:
- vastu võtta külastajaid ja jälgida vastuvõtu aega;
- vastu võtta kõnesid ja kirjavahetust;
- aktsepteerige dokumente ja saatke see oma juhile allkirjastamiseks;
- koostada erinevaid taotlusi, teha tehnilisi töid tööaja korraldusel;
- korraldada oma ülemusele ärireise – osta pileteid, broneerida hotelle jne;
- järgi oma vahetu juhi isiklikke korraldusi jne.
Põhisätteid saab kohandada olenevalt organisatsiooni vajadustest: äriorganisatsioonide jaoks on selleks võõrkeelte oskus, meditsiinivaldkonna sekretäri jaoks aga terminoloogia tundmine jne.
Õigused
Ametijuhendis on lisaks sekretäri sekretäri tööülesannetele teave selle kohta, milleks sekretär-sekretäril on õigus. Näiteks kuulub tema õiguste hulka otsus mitte asuda oma vahetuid ülesandeid täitma, kui on vähimgi oht tema elule või tervisele. Samuti on tal vabadus teha iseseisvalt oma pädevuse piires otsuseid ja teha ratsionaliseerimisi oma töötingimuste parandamiseks – uue kontoritehnika ostmine jm.
Vastutus
Asjaajaja sekretäri otseste ametiülesannete täitmise juhend sisaldab hoiatusi vastutuse kohta. Näiteks vastutab sekretär-ametnik: iseseisvalt tehtud otsuste tulemuste eest, ärisaladuse avaldamise eest jne. Vastutust nähakse ka ohutusnõuete rikkumiste, hilinemise, puudumise, võimu kuritarvitamise jms eest.
Töötingimused
Ametniku sekretäri ametijuhendis olevad töötingimused on igas organisatsioonis ette nähtud individuaalselt, kuid need ei tohiks olla vastuolus Vene Föderatsiooni töökoodeksi põhisätetega ega rikkuda töötaja õigusi ja vabadusi.
Energeetikainseneri töökirjeldus
Kui organisatsiooni või ettevõtte töötajad näevad ette sellise ametikoha energeetikainsenerina, tekib ülesanne - teha ...
Sekretär-assistendi ametijuhend - õigused ja kohustused
Sekretäri abi on juhiabi, kellel peavad olema laialdased teadmised ja oskused ...
Süsteemiadministraatori ametijuhend
Süsteemiadministraatori töö ulatub konkreetsest töökohast kaugemale ja mõjutab kogu organisatsiooni tegevust. ...
Laopidaja ametijuhend
Ladu peetakse tootmises võtmeobjektiks. Ja selle osakonna kõige olulisemat töötajat võib nimetada ...
Tehnilise direktori ametijuhend
Paljud ettevõtted on jagatud mitmeks osakonnaks. Igal neist üksustest peaks olema oma juht. ...
Büroojuhi ametijuhend
Ametijuhend reguleerib töötaja tööülesandeid ja volitusi. Selle dokumendi töötab alluvatele välja osakonnajuhataja või ...
Nagu igal töökohal, on ka sekretär-ametniku erialal oma ametijuhend. Dokument võib varieeruda olenevalt ettevõttest (ettevõttest) ja tegevuse spetsiifikast.
Juhend sisaldab selliseid põhisätteid nagu vajalik haridus, töökogemus ning eriteadmised ja -oskused, mis töötajal peavad olema.
Juhend sisaldab ka sekretäri õiguste ja kohustuste loetelu, kirjeldab ettevõtte hierarhiat, näidates ära, kellele sekretär vahetult allub, kes talle allub.
Vastutusklausel on samuti juhendis kirjas.
Põhilised kohustused
- Sekretär võtab külalisi vastu, salvestab need ja lepib kokku kohtumise juhiga.
- Võtke vastu ja tehke telefonikõnesid.
- Dokumentide saatmine ja vastuvõtmine elektrooniliselt.
- Hoida kontoritööd.
- Tee esialgne juhi tööpäeva planeerimine.
- Korraldage koosolekuid.
- Broneerige juhile ja külalistele/partneritele pileteid ja hotelle.
- Jälgige kontori olemasolu kontoris.
- Täitke muid juhtkonna tööga seotud ülesandeid.
- Mõnel juhul nõutakse sekretärilt ärikirjavahetuseks võõrkeelte oskust.
Nõuded kantseleitööga sekretärile
Alltoodud nõuded ei ole alati kohustuslikud ja neid võib arutada:
- Haridus: kõrgharidus (majandus, dokumendihaldus).
- PC-oskus edasijõudnud kasutaja tasemel.
- Kontoritehnika omamine.
- Kõrgel tasemel suhtlemisoskus.
- Soovitav töökogemus üle 12 kuu.
- Tähelepanelikkus ja täpsus ärijuhtimises.
- Püsivus ja vastupidavus stressile.
Sekretär-sekretäri ametijuhendi sisu
Olgu öeldud, et sekretäri ametijuhend ei ole ametlike õigusaktidega reguleeritud. Pigem võib seda nimetada soovituste kogumiks, mille koostab personaliosakond või värbamise eest vastutav töötaja. Sellise dokumendi eesmärk on määratleda töötaja töökohustused.
Tüüpnimekirjas on punktid töötajale esitatavate nõuete, alluvuse jaotuse, tehtava töö kirjelduse, töötaja õiguste loetelu ja vastutuse kohta.
Millised on töötaja õigused ja kohustused?
Sekretäri-ametniku õigused:
- Omama juurdepääsu avatud ja konfidentsiaalsele teabele, mis on vajalik sekretäri tegevuse elluviimiseks.
- Esitada ettepanekuid ettevõtte/ettevõtte tööprotsessi parandamiseks ja optimeerimiseks.
- Saada tööks vajalikku infot teistelt osakondadelt.
- Mugav töö- ja vaba aja veetmise keskkond.
- Osaleda ettevõtet puudutavate otsuste koostamises, kokkuleppimises ja elluviimises.
Tööülesanded: - Äridokumentatsiooni haldamine.
- Juhataja koosolekute korraldamine.
- Telefonikõnede ja külastajate vastuvõtmine.
- Konfliktsituatsioonide lahendamine.
- Kirjade vastuvõtmine ja saatmine.
- Kontori elujõu säilitamine.
Nõutavad esemed
Asjaajaja sekretäri palkamise eelduseks on spetsialisti kiire õppimisvõime ja oskus leida kiireid lahendusi ebastandardsetes olukordades.
Mõnel juhil on lisanõuded, mis võivad hõlmata teadmisi professionaalsete arvutiprogrammide kohta.
Sekretär-ametnik on töötaja, kes vastutab dokumentide ringluse, nende ohutuse ja õigsuse eest ettevõttes.
See positsioon sisaldab:
- Dokumentatsioonibaasi, arhiivi kontroll.
- Kontaktide ja külastajate registreerimine.
- Juhtumite jagamine tööpäevaks.
- Kontoritehnikaga töötamine.
- Kõnede vastuvõtmine.
Nõuded teadmistele ja oskustele
Sekretäri-ametniku tööülesanded on erinevad kui tavalisele kontoritöötajale, kes lihtsalt võtab kõnesid ja keedab kohvi. 
Selline ametikoht nõuab tähelepanelikkust, organiseeritust ning mitmeid ameti- ja isikuomadusi.
Sekretäri nõutavad teadmised:
- Õigus: töö-, haldusõigus.
- Õigusaktid: aktid, mis on vajalikud dokumentatsiooniga töötamiseks.
- Võimuhierarhia süsteem teie piirkonnas.
- Tööpõhimõtted antud valdkonnas.
- Töö struktuur, korraldus.
- Töökorralduse alused.
- Juhtimise põhitõed.
- Igat tüüpi ülesannete täitmise normid.
- Seadmete kasutamise reeglid.
- Suhtlemispsühholoogia alused.
- Tellimuse arhiveerimine.
Oskused ja võimed:
- Tulemusliku kontoritöö elluviimine, vastutuse jaotus.
- Juhtumite ajastamine vastavalt töökoormusele.
- Dokumentatsiooni tähtaegade õigeaegne pikendamine.
- Kohaväliste koosolekute ja ärireiside korraldamine.
- Kontori infotoe pidamine.
- Orienteerumine perioodikas.
Algteadmised (kirjaoskus, suuline ja kirjalik)
Isegi kui sekretär veedab suurema osa ajast numbritega töötades, ei saa ta hakkama ilma vähemalt elementaarsete grammatiliste oskusteta.
sekretär- see on ettevõtte nägu. Ja olulise tehingu tulemus võib sõltuda sellest, kuidas ta end esitleb. Kirjalik ja suuline kirjaoskus loob positiivse kuvandi kogu organisatsioonile.
Töötunnid
Sekretäri tööpäeva pikkus sõltub otseselt ettevõtte üldisest rutiinist. Tihti juhtub, et juhiabi jätkab asjaajamist ka kodus olles.
Sel juhul võib töötaja julgelt nõuda ületunnitöö hüvitamist.
Tavaliselt läheb sekretäri päev järgmiselt:
- Tööle tulek ja kontoritehnika olukorra ja töö kontrollimine enne pealiku saabumist.
- Vaata üle planeeritud päevaplaan ja vali sobivad tegevused.
- Kirjavahetuse kontrollimine ja töötlemine.
- Plaanide kooskõlastamine juhiga ja vajalike paranduste tegemine.
- Kõnede ja külastajate vastuvõtmine, jooksva dokumentatsiooni töötlemine.
- Ruumide ja materjalide ettevalmistamine aruanneteks ja koosolekuteks.
- Järgmise tööpäeva plaani väljatöötamine.
- Tehtud tööst aru andma juhtkonnale.
- Päeva lõpus toimub järgmisel päeval juhtumite läbivaatamine ja delegeerimine.
- Asjaajamise ja töökoha kordaseadmine, ruumide turvalisuse kontrollimine.
Hierarhia
- administraator- võtab vastu külastajaid, vastab kõnedele, salvestab ja koordineerib koosolekuid.
- Sekretär-assistent- töötab dokumentatsiooniga ja on ühe või mitme juhi assistendina. Kõige sagedamini on tal ebaregulaarne töögraafik.
- Sekretär ametnik- vastutab büroos valitseva korra, juhtkonna koosolekute ajakavade, dokumentatsiooni ohutuse ja korrektse täitmise, arhiveerimise ning büroo üldseisundi eest.
Sekretär annab aru tema tööle võtnud isikule või teiste osakondade tippjuhtkonnale, kelle töö on tihedalt seotud.
Sekretär võib anda juhiseid kulleritele ja teistele sekretäridele.
Vastutus
Siin on kohustuslikud ja täiendavad vastutusklauslid:
- Ametikohustuste täieliku või osalise täitmata jätmise eest.
- Juhiste ja korralduste eiramise eest.
- Ettevõtte sisekorraeeskirjade rikkumise, distsipliini õõnestamise eest.
- Konfidentsiaalse teabe avaldamise eest.
- Tule- ja elektriohutuseeskirjade eiramise eest.
Allkirjaõigus
Tavaliselt kuulub allkirjaõigus juhile. Kuid mõne kohaliku tähtsusega toimingu võib kinnitada sekretär. Selline võimalus peab tingimata olema organisatsiooni põhikirjas välja toodud.
Saadetiste, kontoritarvete ja kontoritarvete vastuvõtmiseks piisab sekretäri allkirjast.
Valikulised esemed ja töötajate õigused
- Suur tippimiskiirus.
- Määratud tööaeg ühe kliendiga.
- Avaliku esinemise koolituste ja kursuste läbimine.
- Dokumendimallide koostamine.
- Nõuded kõrgusele ja kaalule.
Nõuded välimusele, viisakusele
sekretär- see on esimene inimene, keda ettevõtte külastaja näeb ja kuuleb, seega peab ta end vormis hoidma. Peamised etiketireeglid aitavad teil väärikalt käituda ka kõige raskemate klientidega.
- Hea sekretär ei luba endale kunagi jätta klienti ilma põhjuseta ootama.
- Ei ole ebaviisakas ega pahane.
- Näeb korralik välja, tal on korralik maniküür ja minimaalne meik.
- Ei kasuta tugeva lõhnaga parfüümi.
- Omab stiilitunnetust, kannab tööl klassikalisi riideid.
Asjad, mida meeles pidada
Sekretär peaks arvestama oma rolliga ettevõttes. Kõik asjad hoitakse sellel, seega peate päeviku pidamisega harjuma.
Ajaplaneerimise oskused on lihtsalt asendamatud, seega oleks kasulik käia vastavatel koolitustel ja seminaridel.
Isikud, kes dokumendi välja töötavad ja kinnitavad
Suurema osa dokumentatsioonist töötab välja sekretär ja kinnitab juhataja. Kui me räägime filiaalist, siis peab kogu dokumentatsiooni kinnitama otse võrgu juht.
Ettevõtetes, kus sekretäri peetakse juhi isiklikuks abistajaks, läbivad dokumendid tema kaudu tsükli loomisest jõustumiseni. Ülemusele esitatakse kaalumiseks vaid kõige olulisemad või vastuolulisemad juhtumid.