Raz lub dwa razy dziennie kasjerzy przesyłają raport Z. Co to za forma zgłoszenia i czym różni się od innych? Jakie cechy i trudności napotyka się przy sporządzaniu takich raportów? O tym teraz porozmawiamy.
Dlaczego potrzebujesz raportu Z dla kasy?
Raport Z jest zbierany na koniec zmiany pracy każdego kasjera. Ta operacja jest konieczna:
- monitorować pracę kasjerów;
- do szybkiej oceny dochodów;
- przekazać wpływy kolekcjonerom;
- za zgłoszenie do urzędu skarbowego.
Istnieje również raport X, który jest wykonywany w razie potrzeby, ale nie resetuje kwot. A po usunięciu raportu Z wszystko, co zostało wprowadzone do tej kasy w dniu pracy kasjera, zostaje zresetowane do zera.
Gotówka po tej operacji jest pobierana. Otrzymane dane wprowadzane są do dziennika kasjera-operatora: numer dokumentu i data jego wykonania; oszczędności na początku i na końcu dnia pracy; przychód na zmianę; a także dane dotyczące zwrotów i płatności bezgotówkowych.
Ponadto kasjer musi wypełnić zaświadczenie o podobnej treści i przedstawić je księgowemu, który na jego podstawie wypełnia księgę kasową.
Rodzaje raportów Z
Raporty Z na kasie występują w kilku typach:
- main - usuwany pod koniec zmiany, wygaszający wszystkie rejestry;
- raport według działów (wykonywany w miarę potrzeb, niekoniecznie codziennie;
- Raport Z dla poszczególnych kasjerów;
- według grup produktowych (jeżeli taka funkcja była pierwotnie zaprogramowana w kasie).
Jak to jest zrobione
Jak uzyskać raport Z? Na początek nie myl tego z raportem X. Drugi ważny punkt: algorytm wykonania tej operacji jest inny, w zależności od używanej kasy. Nie musisz wprowadzać żadnych danych ręcznie, wszystkie są rejestrowane w ciągu dnia przez kasę, wystarczy wykonać sekwencję czynności, aby maszyna sama przeliczyła potrzebne dane i je wydrukowała.
Ponieważ po tym, również automatycznie, kasa zostaje zerowana. Taki raport jest czasami nazywany „raportem o anulowaniu”. Wiele kas fiskalnych jest również ustawionych na blokowanie działania po 24 godzinach. Jeżeli zgłoszenie w tym formacie nie zostanie wykonane w terminie, urządzenie zostanie zablokowane. Wymóg ten jest uregulowany w przepisach ustawowych i wykonawczych regulujących sferę handlu i usług wykorzystujących kasy fiskalne.
Wiedząc, jak sporządzić raport Z, kasjer pomaga sobie i działowi księgowości kompetentnie wykonać szereg innych zadań związanych ze standardowym obiegiem dokumentów. Na podstawie tego raportu sporządzany jest dziennik operatora, zaświadczenie kasjera, przeprowadzane są operacje odbioru środków itp. Oznacza to, że jest to główny, podstawowy dokument dla kolejnych formularzy sprawozdawczych.
Możliwe problemy
Jak już wspomniano, jeśli taki raport nie zostanie sporządzony w terminie, może dojść do zablokowania kasy, co oznacza utrudnienie w pracy całej placówki detalicznej lub innej organizacji, w której wykorzystywane są kasy fiskalne.
Ponadto, jeśli zapomniałeś usunąć raport Z, stanie się to jasne podczas kontroli podatkowej, a firma (IP) będzie miała problemy z inspekcją, karami finansowymi i innymi sankcjami. Albo nawet przed sprawdzeniem. Na przykład w tej sytuacji: z czekiem z Twojej organizacji klient może udać się do tego samego inspektoratu, aby zgłosić swoje wydatki. A jeśli czek ma jedną datę, a Twój raport wskazuje następny dzień, to naruszenie zostanie natychmiast zauważone.
Zapamiętaj ten niuans: możesz ponownie wykonać raport Z na kasie fiskalnej nie wcześniej niż określony czek na dowolną kwotę lub przynajmniej test zerowy. Po czym urządzenie zostanie przeprogramowane tak, aby wypłacać gotówkę, nawet w przypadku zerowego przychodu.
Jeśli raport ten zaginie z przyczyn technicznych lub innych, będziesz musiał wykonać jego analogię, korzystając z wydruku z raportu EKLZ KKM „Wyniki zmiany”. W takim przypadku konieczne jest również spisanie szczegółowej noty wyjaśniającej, wskazującej przyczyny i okoliczności zdarzenia, a także dane dotyczące utraconego dokumentu.
Trudności mogą pojawić się nie tylko dla pracowników, ale także dla klientów. Tym samym zwrot pieniędzy z kasy na żądanie konsumenta możliwy jest jedynie przed wykonaniem raportu Z. Oznacza to, że na zmianie, w której dokonano zakupu lub usługi. W przeciwnym razie, z opóźnieniem, klient będzie musiał otrzymać zwrot pieniędzy za pośrednictwem centralnej kasy, korzystając z polecenia odbioru gotówki i po napisaniu odpowiedniego wniosku.
Co to jest raport Z? Jakie informacje są w nim odzwierciedlone? Kiedy powinien powstać? Co zrobić, jeśli zostanie zgubiony? Odpowiedzi na te pytania udzielimy w tym artykule.
Co to jest raport Z i kiedy jest generowany?
Zgodnie z wykazem głównych symboli alfabetycznych drukowanych na taśmach paragonowych i kontrolnych (pismo GMEC z dnia 31 sierpnia 1994 r. nr NI-7-185) litera „Z” oznacza „raport z unieważnieniem”.
Dokument ten jest generowany na koniec zmiany roboczej (dnia) przy kasie i odzwierciedla informacje o przychodach uzyskanych podczas zmiany. Wskazuje kwotę pieniędzy wprowadzoną do kasy, kwotę zwróconą klientom, a także nazwę firmy lub przedsiębiorcy korzystającego z kasy. Pełny wykaz informacji zawartych w takich raportach znajduje się w dokumentacji techniczno-ruchowej kasy fiskalnej.
Dziś, w dobie korzystania z systemów kasowych, które w czasie rzeczywistym przekazują organom podatkowym informacje o płatnościach, kasy online nie generują już raportu Z, lecz raport o zamknięciu zmiany. Należy go wygenerować nie później niż 24 godziny od momentu wygenerowania raportu o otwarciu zmiany i automatycznie przekazać go organom podatkowym (klauzula 2 art. 4.3 ustawy federalnej z dnia 22 maja 2003 r. N 54-FZ). Oznacza to, że przed zakończeniem zmiany i oddaniem kasy kasjer musi wygenerować taki raport Z (raport zamknięcia zmiany). Ponadto musi zostać wystawiony w dniu zakończenia zmiany (dnia). Przeniesienie na następny dzień jest niedozwolone i uznawane jest za naruszenie.
Algorytm zamykania zmiany na zwykłej kasie jest następujący:
- po zakończeniu zmiany kasjer lub kasjer starszy w obecności kasjera drukuje raport Z;
- na podstawie tego raportu kasjer generuje certyfikat w formie KM-6;
- na podstawie raportu odpowiednie dane są wprowadzane do dziennika kasjera-operatora;
- kasjer przekazuje wpływy z kasy, raportu Z i zaświadczenia KM-6 kasjerowi starszemu;
- przychód odbiera się w kasie spółki lub przedsiębiorcy zgodnie z poleceniem odbioru gotówki;
- Raport Z i certyfikaty przesyłane są do działu księgowości.
Jeśli korzystasz z CCP online, to w swojej pracy. W związku z tym, zamykając zmianę, kasjer musi wygenerować raport Z i przekazać go wraz z gotówką księgowemu.
Co zrobić, jeśli zgubisz raport Z?
Jeśli korzystasz ze zwykłej kasy fiskalnej i zgubiłeś raport Z, będziesz musiał skontaktować się z firmą obsługującą Twoją kasę. Wszystkie dane odzwierciedlone w raporcie Z zapisywane są w pamięci fiskalnej kasy. Dostęp do nich jest jednak możliwy wyłącznie przy pomocy specjalistów z firmy serwisowej. Za ich pomocą możliwe będzie wygenerowanie raportu fiskalnego i uwzględnienie jego danych w dzienniku kasjera-operatora.
Praca z kasą fiskalną wymaga pewnych umiejętności. Kasjer musi znać wszystkie zawiłości pracy z kasami fiskalnymi, umieć wypełnić dziennik kasjera-operatora, przyjmować raporty Z i X i oczywiście mieć doświadczenie w zamykaniu kasy.
Jak obsługiwać kasę fiskalną
Wstępne przygotowanie KKM do pracy przeprowadza specjalista z Twojego centrum obsługi technicznej (TSC). Przy uruchomieniu kasy obecni są kasjerzy - osoby odpowiedzialne finansowo. Przedstawiciel centralnego centrum serwisowego sprawdza przydatność kasy, testuje ją w działaniu i wprowadza dane do wymaganych szczegółów paragonu.
Pracę z kasami fiskalnymi można powierzyć wyłącznie pracownikom, którzy przeszli specjalne szkolenie (na przykład w centralnym centrum serwisowym lub po prostu są w trakcie wdrażania na stanowisko). Z kasjerami należy zawrzeć umowę dotyczącą pełnej odpowiedzialności finansowej. Jeśli jesteś dyrektorem lub indywidualnym przedsiębiorcą, możesz osobiście pracować przy kasie.
Obowiązki dyrektora i kasjera podczas pracy z kasami fiskalnymi
Przed przystąpieniem do pracy z kasą należy mieć przy sobie klucz do kasy. Przed rozpoczęciem pracy Ty, Twój zastępca, dyżurny lub główny (starszy) kasjer (w zależności od wielkości Twojej firmy) przekazujesz kasjerom za pokwitowaniem:
- klucze do kasy i szuflady kasowej;
- rachunki i monety na resztę;
- niezbędne akcesoria do obsługi i konserwacji kasy (taśma paragonowa, taśma barwiąca, narzędzia takie jak szczoteczki do czyszczenia i pęseta do usuwania zaklejonej taśmy).
Dodatkowo przed pracą przy kasie Ty lub Twój upoważniony przedstawiciel jesteście zobowiązani wraz z kasjerem:
- sprawdzić odczyty liczników sekcyjnych i kontrolnych z danymi w książce kasjera-operatora z poprzedniego dnia roboczego;
- wpisać te dane do księgi na dzień bieżący i poświadczyć własnoręcznymi podpisami;
- sporządzić początek taśmy kontrolnej - wskazać na niej rodzaj i numer kasy, datę i godzinę rozpoczęcia pracy, odczyty liczników;
- zamknąć blokadę odczytów kasomierza;
- Upewnij się, że kasa fiskalna jest sprawna i gotowa do użycia.
Następnie oddajesz kasjerowi klucze - może przystąpić do pracy.
Jak utworzyć raport X w KKM
Raport X pokazuje, jakie transakcje zostały przeprowadzone i na jakie kwoty, a także pozwala kontrolować przychody. Kasjer na początku dnia pobiera pierwszy raport X, po podłączeniu kasy do prądu, sprawdza, czy licznik wskazuje zera, przewleka taśmę paragonową i kontrolną, sprawdza datę i w razie potrzeby ją koryguje ręcznie. Raport X na początek dnia będzie pokrywał się z danymi z dziennika kasjera-operatora (formularz KM-4) za dzień poprzedni.
Możesz wykonać nie tylko pełny raport X, ale także osobno dla każdego działu czy produktu, a także dla kasjerów. O taki raport możesz poprosić dowolną ilość razy w ciągu dnia – np. na koniec każdej zmiany. W przeciwieństwie do raportu Z, raport X nie resetuje przychodów.
Podczas wyprowadzania raportu X jego dane są uzgadniane z rzeczywistą kwotą przychodów w szufladzie kasowej. Ostatni raport X sporządzany jest na koniec dnia podczas ostatecznego uzgodnienia przychodów (w trakcie windykacji).
Kasa online 54-FZ Business.Ru w 1 dzień! Wygodną aplikację możesz uzyskać jednym kliknięciem. Obejmuje to obsługę kasjera-sprzedawcy, wygodny program magazynowy oraz kasę online z napędem fiskalnym.
Jak obsługiwać kasę fiskalną
Na początku pracy z kasą fiskalną kasjer wystawia kilka czeków zerowych w celu sprawdzenia sprawności kasy. Zadbaj o to, aby Twoi kasjerzy obliczyli i podali klientom całkowitą kwotę zakupu, określili metodę płatności (gotówka lub karta), a jeśli nagle kasa nie przyjmie kart, ostrzegają o tym klientów. Upewnij się także, że kasjerzy wydają klientom rachunki, jeśli nie chcesz zostać ukarany grzywną.
Kiedy potrzebny jest akt na formularzu nr KM-3?
Akt o zwrocie środków klientom w formie KM-3 sporządzany jest w jednym egzemplarzu na koniec dnia przekazania wpływów. Kasjer podpisuje, a Ty zatwierdzasz. Akt KM-3 będzie potrzebny tylko wtedy, gdy:
- klient odmówił zakupu i wydał zwrot;
- Kasjer popełnił błąd.
W drugim przypadku kasjer musi niezwłocznie wybić właściwy czek i przekazać go klientowi. Czek z błędem zostaje anulowany i złożony w akcie (ponieważ czeki szybko zanikają, lepiej je natychmiast skopiować).
Formularz KM-3 zawiera informacje o kasie fiskalnej, kasjerze i programie księgowym. Ustawa określa także liczbę i kwotę każdego czeku.
Zamknięcie kasy. Jak utworzyć raport Z w KKM
Na koniec dnia należy sprawdzić paragony przy kasie fiskalnej z odczytami kasy. Można to zrobić za pomocą raportu X. Następnie tworzony jest raport Z kasjera, który zawiera:
- kontrolować dane rejestrowe na początku i na końcu dnia;
- wysokość przychodów;
- informacje o łącznej kwocie pieniędzy i czeków zwróconych klientom, czekach anulowanych;
- informacje o zniżkach.
Kasjer nie przekaże wpływów do czasu ukończenia raportu Z. Koniec taśmy kontrolnej (wydruku) raportu Z jest podpisany, wskazuje rodzaj i numer kasy, odczyty liczników kontrolnych, kwotę, przychód, datę i godzinę zakończenia pracy. Na podstawie tego raportu wypełniane są inne formularze raportowe - na przykład dziennik kasjera-operatora.
Kasjerzy przekazują pieniądze i raport kasowy w formularzu KM-6 starszemu (głównemu) kasjerowi. Jeśli posiadasz jedną lub dwie kasy fiskalne, dochód przekazywany jest bezpośrednio kolekcjonerowi. Następnie kasjer musi wypełnić książeczkę, sprawdzić stan kasy i przygotować ją na jutro, odłączyć kasę od sieci, przykryć pokrywą i przekazać Państwu klucze za podpisem.
Jak wypełnić dziennik kasjera-operatora
Zasady prowadzenia dziennika kasjera-operatora są podobne do stosowanych dotychczas zasad wypełniania dziennika kasjera-operatora. Dziennik tworzony jest dla każdej kasy osobno lub jeden wspólny dla wszystkich kas.
Zasadniczo rejestr ten prowadzony jest w formie nr KM-4, ale dopuszczalne jest wypełnianie dziennika kasjera-operatora w skróconej formie nr KM-5, jeżeli kasa jest zainstalowana na ladzie sklepu. W mundurze KM-5 noszą także kelnerzy w punktach gastronomicznych.
Wpisy do dziennika kasjera-operatora dokonywane są tuszem lub długopisem, bez plam, poprawki poświadczane są podpisami kasjera i kierownictwa (czyli Państwa autografem).
Jeżeli dla wszystkich kas prowadzony jest jeden dziennik, wpisów dokonuje się w kolejności numeracji kas. Oczywiście wszystkie informacje wprowadzane są w porządku chronologicznym.
Magazyn wraz z innymi ważnymi dokumentami, np. paszportem kasowym, należy mieć przy sobie.
Dziennik wypełniany jest codziennie po pobraniu raportu Z na kasie. Zawiera dane dotyczące przychodów, czeków zwróconych przez klientów oraz liczby czeków zerowych dziennie lub na zmianę. W dzienniku uwzględniane są także informacje o niedoborach lub nadwyżkach w przypadku, gdy wyniki kwot na taśmie kontrolnej odbiegają od przychodów.
Nie wszyscy przedsiębiorcy mają obowiązek posługiwania się w swojej działalności urządzeniami kasowymi, jednak jeśli takie urządzenie zostanie prawidłowo zarejestrowane w INFS, to przy jego użytkowaniu należy bezwzględnie przestrzegać dyscypliny kasowej, aby uniknąć poważnych kar finansowych.
Jednym z obowiązkowych elementów pracy kasjera-operatora jest przygotowanie raportu Z. Co to za dokument, do czego służy, co zrobić w przypadku jego zagubienia i jakie sankcje mogą spotkać przedsiębiorców za nieprawidłowe raportowanie Z – wszystko szczegółowo poniżej.
Co to jest raport Z
Raport Z („Raport Z”, znany jako raport o anulowaniu) to ostateczny paragon fiskalny, który należy wydrukować w ciągu 24 godzin. Oznacza to zakończenie zmiany kasowej, przekazanie wpływów i zresetowanie pamięci RAM kasy. Wszystkie dane z poprzedniego momentu anulowania pozostają w pamięci fiskalnej kasy oraz na taśmie EKLZ.
DLA TWOJEJ INFORMACJI! W kasie znajduje się taśma kontrolna (), na której zapisywane są wszystkie wskaźniki z liczników. W przypadku, gdy z jakiegoś powodu informacje w raportach zostaną utracone, jedynym sposobem na ich przywrócenie jest EKLZ.
Z tego dokumentu możesz śledzić:
- dane licznika pieniędzy na początku i na końcu zmiany;
- całkowitą kwotę wpływów do momentu anulowania;
- wysokość ewentualnych zwrotów;
- wysokość udzielonych rabatów;
- kwota anulowanych czeków.
Przyjęliśmy raport Z. Co dalej?
Wydrukowany czek wraz z raportem końcowym należy przypiąć lub przykleić do „Protokołu-certyfikatu kasjera”. Do kasy wprowadzane są w osobnej linii następujące informacje:
- data każdego dokumentu;
- jego numer;
- suma brutto (suma na początku i na końcu zmiany);
- kwoty sprzedaży, zwrotów, rabatów itp.
Wraz z zarejestrowanymi przychodami kasa fiskalna na koniec zmiany (dzień roboczy) przekazywana jest starszemu kasjerowi, działowi księgowości lub osobiście kierownikowi (w zależności od tego, jak to określa wewnętrzna procedura organizacji ).
Zebrane raporty Z, a także zużyty EKLZ należy przechowywać przez co najmniej 5 lat, za termin i bezpieczeństwo odpowiedzialny jest kierownik.
WAŻNY! Dbaj o te dokumenty, nie zgub i nie wyrzucaj zabranych raportów Z, nawet jeśli zostały one wykonane przez brygadzistę podczas ustawiania kasy, zawierają zerowe wskaźniki lub zostały pobrane w ramach testu. Absolutnie wszystkie anulowane raporty muszą zostać zapisane w dzienniku.
Codzienna kontrola
„Zetka” jest dokumentem ścisłej sprawozdawczości finansowej.
Należy go usunąć po zmianie lub dniu pracy, ale nie rzadziej niż raz na 24 godziny. Jeżeli tego nie zrobimy, kasa zostanie zablokowana. Wszystkie kasy fiskalne, zgodnie z wymogami prawa, wyposażone są w system automatycznego zamykania po przekroczeniu 24-godzinnej zmiany. Do czasu usunięcia raportu Z kasa nie będzie mogła wykonywać żadnych operacji.
A gdyby nie było operacji?
W piśmie SFSU z dnia 10 lutego 2015 r. wyjaśniono, że raporty zerowe nie muszą być drukowane, jeśli w ciągu 24 godzin nie została zrealizowana ani jedna transakcja gotówkowa. Często jednak dokumenty wewnętrzne przedsiębiorstwa wymagają otwarcia i zamknięcia zmiany, niezależnie od przejścia przez kasę. Poza tym w praktyce w automacie najczęściej trzymane są drobne pieniądze i to też finanse, które trzeba codziennie przeprowadzać poprzez kasę („wpłata serwisowa”) i jest to operacja, która znajdzie odzwierciedlenie w Z -raport.
Dopóki ustawodawcy nie wyjaśnią całkowicie tej kwestii, lepiej codziennie drukować raport Z i rejestrować go w księdze kasowej, nawet jeśli wynosi zero, aby uniknąć problemów.
Funkcje raportu Z
- Każdy raport anulowania ma swój własny numer seryjny, dlatego w dzienniku kasjera nie powinno być żadnych luk.
- Nie można go usunąć ani ponownie anulować, ponieważ jest on zapisany w pamięci fiskalnej urządzenia i na taśmie kontrolnej.
- Jeśli w ciągu 24 godzin nie dokonano żadnych transakcji gotówkowych, możesz wystawić zerowy raport Z.
- W trakcie zmiany lub dnia roboczego możesz pobrać dowolną liczbę raportów Z, każdy musi być wystawiony osobno i złożony z zaświadczeniem operatora.
- Po wydrukowaniu raportu Z po raz drugi nie można go wycofać do czasu przeprowadzenia jakiejkolwiek transakcji gotówkowej.
NOTATKA! Już pierwszy raport z anulowaniem, zabrany do INFS podczas rejestracji kasy, pozostanie tam: jego brak nie wpłynie w żaden sposób na poprawność kasy. Ale przy wszystkich kolejnych należy zachować szczególną ostrożność.
Raport Z został utracony. Co mam zrobić?
W życiu wszystko może się zdarzyć i nawet niezastąpiony raport z anulowaniem może z jakiegoś powodu nie zostać udokumentowany w dzienniku tak jak powinien. Najczęściej tak się dzieje:
- z niedoświadczonymi pracownikami, którzy nieświadomie wyrzucają tak ważny czek;
- z powodu naprawy urządzenia, gdy kapitan wycina raport w celu weryfikacji, nie zawsze myślą o jego zapisaniu;
- jeżeli paragon nie został wydrukowany z powodu awarii kasy, problemów z taśmą lub papierem lub braku prądu;
- jeśli czek zostanie utracony;
- gdy dokument jest podarty, zużyty, zalany lub uszkodzony w inny sposób.
Brak raportu Z grozi firmie wysokimi karami. Aby ich uniknąć, w przypadku odkrycia utraty gniazdka należy natychmiast zastosować się do procedur przewidzianych przez prawo.
Kolejność działań w przypadku wykrycia utraty raportu z anulowaniem
- Sporządź akt utraty raportu Z (musi go podpisać kasjer zmiany, starszy kasjer, jeśli taki istnieje, księgowy firmy i przedstawiciel administracji).
- Zobowiąż kasjera do przedstawienia noty wyjaśniającej, w której wskaże czas i okoliczności zaginięcia protokołu, a także powody, dla których wymagane informacje nie zostały wprowadzone do kasy.
- Uzyskaj paragon fiskalny zgodnie z danymi EKLZ, potwierdzający przychód za zmianę z utraconym raportem Z. Aby to zrobić, będziesz musiał wezwać technika z centrum serwisowego KKM.
- W dzienniku kasjera zamiast utraconego raportu Z należy sporządzić raport fiskalny za wymagany okres.
WAŻNY! Kierownik ma prawo nałożyć karę na kasjera winnego zagubienia ścisłego dokumentu sprawozdawczego, jeżeli uzna to za konieczne na podstawie wyników swojej noty wyjaśniającej. Za takie przewinienie nie grozi zwolnienie, ale bardzo prawdopodobne jest nagana lub ustne upomnienie.
Zapomniałeś o terminie sporządzenia raportu Z?
Na koniec zmiany nie zdjęli czapki, ale wykonali tę czynność na początku następnego dnia? Często się to zdarza, jest to jednak naruszenie, którego wyłapanie sprawia, że organy podatkowe nie będą szczędzić na karach. Powodem będzie to, że zgodnie z dokumentami wpływy zostaną przedterminowo skapitalizowane.
Nie należy polegać na tym, że urząd skarbowy nie będzie porównywał terminów sprawozdań i zaksięgowania pieniędzy w kasie. Może się zdarzyć, że naruszenie „wyjdzie na jaw” w wyniku obsługi przedstawicieli osoby prawnej. Po otrzymaniu czeku na produkt lub usługę ostemplowanego w określonym dniu, może on przekazać go do działu księgowości swojej organizacji w celu uzyskania raportu z wydanych finansów. Kontr-czek jest całkiem możliwy, w wyniku którego stanie się jasne, że pieniądze otrzymane zgodnie z przedstawionym czekiem zostały skapitalizowane nie w dniu otrzymania, ale później.
Szczególna sytuacja dotyczy przedsiębiorców korzystających z uproszczonego systemu podatkowego, którzy mają obowiązek wykazać przychód w KUDIR dokładnie w dniu, w którym trafił on do kasy. Jeżeli czek na zakup lub usługę zostanie wystawiony dzisiaj, a raport Z na jego temat zostanie wystawiony dopiero jutro, to w KUDIR będzie rozbieżność: trzeba będzie wskazać dzisiejszy czek na „z”, że nie została jeszcze wyjęta, według czego kontrole będą już z wczoraj.
NOTATKA! Pojedyncze przypadki nieterminowego wycofania anulowanego raportu mogą pozostać bezkarne: w końcu mogą być również spowodowane problemami technicznymi, co może znaleźć odzwierciedlenie w nocie wyjaśniającej. Ważne jest, aby nie dopuścić do tego, aby takie przypadki stały się regularną praktyką.
Sankcje i kary za naruszenia raportu Z
Naruszenia raportowania Z wykryte podczas kontroli podatkowej są obarczone poważnymi karami dla kierownictwa organizacji.
Brak jednego lub więcej „punktów” stanowi naruszenie art. 19 ust. 7 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej, ponieważ w rzeczywistości oznacza to niedostarczenie przedstawicielom organów rządowych wymaganych przez nich informacji.
Za to urzędnicy mogą zostać ukarani grzywną w wysokości od 300 do 500 rubli, a osoby prawne - dziesięciokrotność.
Jeżeli organy podatkowe uznają, że niezłożone raporty Z stanowią nieposłuszeństwo wymaganiom organu nadzorczego (art. 19 ust. 4 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej), wówczas może zostać nałożona grzywna w wysokości od 1000 do 2000 rubli.
Usunięcie raportu Z jest procedurą obowiązkową i jednym z fundamentów dyscypliny kasowej. Przykładowy dokument, jego cel i inne ważne punkty - o tym teraz.
Dokument ten stanowi główny paragon końcowy, który każdy kasjer przekazujący zmianę musi pobrać z kasy. Ważne jest, aby zrozumieć, że sumuje wyniki i zawsze resetuje wszystkie dane do zera, więc po tej operacji nie będą możliwe żadne transakcje gotówkowe (tworzenie, zwroty, anulowanie itp.).
Dlatego jeśli chcesz zmierzyć bieżące odczyty, pobierany jest tak zwany raport x, który zasadniczo nie różni się od z, ale nie prowadzi do zerowania. Zatem jego główny cel jest następujący:
1. Jest to główne źródło informacji o zmianie, które kasjer każdorazowo odnotowuje w księdze kasowej.
W związku z tym dane w księdze kasowej i raporcie z muszą zawsze dokładnie sobie odpowiadać, a sam wydruk jest zawsze dołączany do każdego zapisu (czyli każdej zmiany).
- Wszystkie zebrane dane po sumie zapisywane są w tzw. pamięci fiskalnej kasy. Należy je tam przechowywać przez co najmniej 30 dni kalendarzowych. Z reguły trwają 1,5-2 miesiące.
- Odbicie wszystkich transakcji handlowych, które zostały przeprowadzone podczas zmiany handlowej: nie tylko przychodzących (przy zakupie), ale także wychodzących (zwrot środków), a także anulowanie (na przykład w przypadku nieprawidłowego wprowadzenia poszczególnych pozycji przez kasjera).
- Kalkulacja wszystkich wyników przychodów na zmianę, uzasadnienie danych.
NOTATKA. Resetowanie wszystkich danych do zera następuje nie tylko na koniec każdej zmiany. Jest to technicznie konieczne również w przypadku przerejestrowania kasy, wykonywania napraw planowych i nieplanowanych, a także w przypadkach, gdy konieczna jest zmiana pamięci fiskalnej.
Odmiany
Istnieją 4 główne typy tego dokumentu:
- Podstawowy– to właściwie główna kontrola raportowania, którą należy wycofać przynajmniej raz na 24 godziny. Jeśli nie wykonasz tej operacji, kasa fiskalna zostanie zablokowana, więc nie będzie już możliwe wykonywanie przy jej pomocy jakichkolwiek czynności. Ponadto systematyczne naruszanie regularnych wypłat stanowi podstawę do odpowiedzialności administracyjnej (kary wahają się od 4 000 do 50 000 rubli).
- Według działu– decyzję o przekazaniu takiego raportowania podejmują osoby upoważnione (np. kierownicy działów lub kasjerzy wyższego szczebla). Nie ma potrzeby robić tego codziennie. Dlatego z reguły taką operację przeprowadza się raz w miesiącu, przy składaniu raportów i podsumowywaniu wyników dla każdego działu w sklepie. Po usunięciu wszystkie informacje na ich temat są resetowane do zera.
- Przez kasjerów - Takie raporty również nie są otrzymywane codziennie, ale w miarę potrzeb, zgodnie z wewnętrznymi regulacjami. Często odzwierciedla nazwę sprzedawcy, ale nawet jeśli takiej informacji nie ma, każdy system „pamięta”, ile operacji wykonał na urządzeniu konkretny pracownik. Aby zresetować wszystkie te informacje i uzyskać dane, używany jest ten konkretny typ raportu Z.
- Wreszcie, przez towary– operacja taka umożliwia zresetowanie informacji o transakcjach konkretnym towarem (usługą) lub grupą towarów. Nie wszystkie kasy fiskalne posiadają takie systemy. Z reguły potrzeba uzyskania tych danych pojawia się w dużych sklepach (na przykład przed przeprowadzeniem inwentaryzacji).
Jak usunąć
Dokument jest zawsze usuwany na koniec każdej zmiany. te należy usuwać z urządzenia przynajmniej raz na 24 godziny, w której:
- Jeśli mówimy o weekendzie i/lub święcie, kiedy firma oficjalnie nie pracowała, nic nie jest usuwane i nie dokonuje się żadnych wpisów w dokumentach sprawozdawczych.
- Jeżeli w tym dniu nie dokonano żadnych transakcji handlowych (a oficjalnie i faktycznie jest to dzień roboczy w firmie), suma i tak jest usuwana. Wyjdzie z wartościami zerowymi, ale nadal zostanie zapisany w raporcie. W tym przypadku kasjer za cały dzień zapisuje kreski w prowadzonym codziennie dzienniku, a w księdze kasowej nie dokonuje żadnych zapisów.
Technicznie rzecz biorąc, generowanie raportu polega zasadniczo na naciśnięciu jednego lub większej liczby przycisków na kasie fiskalnej. Konkretny algorytm zależy od typu urządzenia. Film pokazuje jeden z przykładów (na AMC 100K).
Takie wymagania można uwzględnić tylko w przypadkach, gdy kasa fiskalna była włączona. Oznacza to, że jeśli został wyłączony na całą zmianę, nie ma potrzeby sporządzania raportu Z, ponieważ nie było operacji handlowych i nie były one przewidziane (na przykład firma przeprowadzała się tego dnia i nie początkowo planują zająć się sprzedażą).
Powinien odzwierciedlać wszystkie informacje dotyczące przepływu środków pieniężnych w kasie przez całą zmianę (zarówno transakcje gotówkowe, jak i bezgotówkowe):
- transakcje przychodzące (sama sprzedaż);
- anulowane - (kiedy kasjer zebrał pozycje, ale z jakiegoś powodu zakup nie nastąpił) - w rzeczywistości są to czeki zerowe;
- transakcje zwrotne, gdy kupujący zwrócił zakup (lub usługa z jakiegoś powodu nie została wykonana), w wyniku czego konieczne było zwrócenie gotówki na kartę bankową lub specjalną kartę zwrotną, w zależności od warunków organizacji ;
- całkowite kwoty na zmianę (skumulowane).
Poniżej przedstawiono przykładowy zapis każdego wpisu.
Z reguły wygląd dokumentu różni się w zależności od konkretnego typu kas fiskalnych. Nie ma to jednak praktycznie żadnego wpływu na treść informacji. Poniżej znajdują się niektóre z najczęstszych przykładów.
Raport Z w kasach online
Ostatnie zmiany w ustawodawstwie federalnym przewidują stopniowe przechodzenie prawie wszystkich indywidualnych przedsiębiorców i osób prawnych na kasy fiskalne online: od 1 lipca 2017 r. Zaprzestano już korzystania z urządzeń kasowych poprzednich modeli, ale istnieje wyjątek od tego zasady dla niektórych organizacji. Dokładnie za rok, tj. od 1 lipca 2018 r. prawie wszystkie podmioty prawne przechodzą na kasy online.
Dlatego też w pełni zachowane są wszystkie podstawowe zasady dyscypliny kasowej dla tego typu urządzeń kasowych, a mianowicie:
- konieczne jest kontynuowanie sporządzania raportu Z na koniec każdej zmiany kasowej;
- Księgę kasową należy także w dalszym ciągu prowadzić na zasadach ogólnych.
W związku z tym za niedopełnienie tego obowiązku grożą takie same kary. Wysokość kar przedstawiono w tabeli.
Istnieją jednak co najmniej 2 cechy, które odróżniają raport Z dla kas fiskalnych online od tradycyjnych maszyn:
- dane nie są resetowane – tj. po przesłaniu raportów końcowych za dany dzień poprzednie wartości zostają całkowicie zachowane;
- Ponadto ostateczne wyniki nie są zapisywane w pamięci fiskalnej urządzenia.
Natomiast przekazanie raportu do działu kontrolingu urzędu skarbowego odbywa się automatycznie i następuje natychmiastowo, zaraz po złożeniu przesunięcia. Nawet jeśli doradcy podatkowi z jakiegoś powodu „zapomną” potwierdzić otrzymanie raportu, system wyśle go ponownie i powiadomi pracownika: „Wysłanie raportu ponownie”.
Zatem pomiędzy raportem dla nowych kas online a raportami kas tradycyjnych istnieją zarówno podobieństwa, jak i różnice, co wyraźnie widać w tabeli.
NOTATKA. W praktyce korzystania z kas fiskalnych online głównym dokumentem końcowym (czekiem) nazywa się protokół zamknięcia zmiany. Zasadniczo jest to ten sam raport Z, ponieważ jego zawartość i funkcje są takie same.
Jeśli raport zostanie utracony lub nie otrzymany
Strata wynika z nieuczciwego wykonywania obowiązków przez kasjera i może też w ogóle nie zostać wydrukowana, np. w przypadku problemów technicznych z samą kasą lub w przypadku nieoczekiwanej przerwy w dostawie prądu. Czasem zdarza się również, że czek jest uszkodzony i niektóre jego fragmenty nie są czytelne (np. jest pokryty farbą).
- Niezależnie od konkretnego powodu procedura w tym przypadku będzie następująca:
- Najpierw należy sporządzić pisemne oświadczenie o stracie. Dokument podpisują starszy kasjer, sam kasjer, księgowy i przedstawiciel administracji.
- Kasjer, który w trakcie tej zmiany odpowiadał za przeprowadzanie transakcji gotówkowych i wypełnianie protokołu, sporządza notę wyjaśniającą, nawet jeśli nie był bezpośrednio winien zdarzenia.
- Należy wówczas zadzwonić do specjalisty obsługującego urządzenie i poprosić o wygenerowanie paragonu fiskalnego na podstawie danych ECLZ
- Dokument ten dołączany jest zamiast raportu do księgi kasowej.
Jeśli raport zostanie przyjęty z opóźnieniem
Jeżeli następnego dnia zgłoszenie zostanie wycofane, ważne jest wyjaśnienie przyczyny. Jak pokazuje praktyka, przedstawiciele inspekcji podatkowej są lojalni, jeśli takie zdarzenia miały miejsce raz. Za systematyczne nadużycia nakładane są jednak kary pieniężne.
Dlatego najważniejsze jest sporządzenie protokołu z tego zdarzenia, zażądanie wyjaśnień od odpowiedzialnej kasjera i zachowanie tych dokumentów na wypadek kontroli. A raport Z wykonany następnego dnia należy dołączyć do księgi kasowej.
Kilka błędnych przekonań
W praktyce panuje opinia, że taki dokument praktycznie gwarantuje pełną zgodność z danymi dotyczącymi gotówki w kasie, transakcji dokonanych bezgotówkowo, czeków zwróconych i anulowanych (anulowanych), dzięki czemu można w prosty sposób prześledzić cały obrót przepływy finansowe przy użyciu kontroli końcowej.