Должностная инструкция – это такой вид организационно-нормативного документа, в котором прописаны права и функциональные обязанности секретаря, а также указаны критерии, согласно которым регламентируются профессиональная деятельность секретаря-делопроизводителя.
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — сопутствующий документ, прилагаемый к трудовому договору.
Должностная инструкция подписывается одновременно с трудовым договором , но при условии, что кандидат на должность секретаря-делопроизводителя хорошо быть ознакомлен с инструкцией.
Человек, который претендует на должность секретаря-делопроизводителя, должен соответствовать следующим требованиям:
- иметь среднее профессиональное или высшее образование;
- в совершенстве знать архивное дело и делопроизводство;
- отлично обращаться с любыми видами оргтехники.
В чем заключается работа секретаря?
Главным лозунгом каждого секретаря-делопроизводителя должно быть изречение:
«ПОРЯДОК В ГОЛОВЕ – ПОРЯДОК В ДЕЛАХ»!
Почему так?
Потому что секретарь-делопроизводитель отвечает за очень большой объем работы в любой компании или учреждении.
Этот объем работы включает в себя такую деятельность:
- обеспечение управленческой и административной поддержки руководству;
- формирование рабочего графика руководства;
- обеспечение деловой обстановки в компании или учреждении;
- организация совещаний и приема посетителей;
- составление и оформление документов;
- ведение деловой переписки предприятия или организации с другими субъектами хозяйственной деятельности;
- обработка и учет исходящих и входящих документов;
- контроль над исполнением документов;
- архивация документации;
- ведение реестров документооборота.
Сущность работы секретаря-делопроизводителя заключается в многогранной работе по обеспечению организационных вопросов и ведению документооборота в организации или учреждении.
Требования к составлению должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
Единых норм составления должностной инструкции секретаря-делопроизводителя не существует.
Составление инструкции секретаря-делопроизводителя должно основываться на Квалификационном справочнике должностей, который был утвержден постановлением №37 Министерства труда от 21 августа 1998 года.
Основное требование при разработке должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в организациях — инструкция должна содержать в себе такие пункты:
- Основные положения.
В данном пункте инструкции по должности секретаря-делопроизводителя четко прописываются следующие моменты:
- Права секретаря-делопроизводителя.
В этом пункте должностной инструкции четко прописывается весь перечень полномочий секретаря-делопроизводителя, с помощью которых он эффективно сможет выполнять свои функциональные обязанности.
В этом пункте должностной инструкции должны быть освещены такие аспекты:
- определение сферы вопросов , при решении которых секретарь-делопроизводитель может принимать самостоятельные решения;
- согласование на подписание документов определенной значимости;
- степень доступа к конфиденциальной информации организации или учреждения;
- описание права секретаря-делопроизводителя на внесение рекомендаций, которые позволять улучшить эффективность деятельности предприятия или организации.
- Профессиональные обязанности работника на должности секретаря-делопроизводителя.
В этом пункте должностной инструкции описывается полный перечень всех видов работ, который должен выполнять секретарь-делопроизводитель.
На каждом предприятии или организации перечень основных видов работ секретаря-делопроизводителя прописывается, исключительно, исходя из производственных потребностей.
В этом пункте указываются следующие обязанности работника, который находится на должности секретаря-делопроизводителя:
- требования к правильному ведению документооборота организации или предприятия;
- четкое оформление и составление документов;
- правильное обеспечение архивации документов;
- работа с оргтехникой и перенаправление входящих звонков.
- Ответственность секретаря-делопроизводителя.
Этот пункт должностной инструкции прописывается на личное усмотрение руководства отдельного взятого предприятия или организации.
Формулируется мера персональной ответственности секретаря-делопроизводителя за невыполнение или нарушения норм трудового договора.
В пункте также указываются критерии, согласно которым будет происходить оценка профессионализма секретаря-делопроизводителя, а также меры, которые будут применимы к сотруднику в случае недобросовестного исполнения своих обязанностей.
- Приложения.
Данный пункт инструкции работника на должности секретаря-делопроизводителя необязателен.
Но если он все же внесен в должностную инструкцию, то в него вносятся такие моменты:
- справочный материал , необходимый для повседневной работы секретаря-делопроизводителя;
- образцы подписей руководства, печатей и штампов;
- формы журналов документооборота;
- примеры оформления документов и прочее.
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя в разных предприятиях и организаций могут заметно отличаться.
Ниже мы приведем типичный образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в школе.
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — пример
- Работник на должность делопроизводителя-секретаря назначается и увольняется согласно решению директора школы.
- Секретарь-делопроизводитель имеет непосредственное подчинение директору школы.
- На должность секретаря-делопроизводителя назначаются лица, которые имеют профессионально-техническое или высшее образование.
Также секретарь должен иметь один год опыта работы на должности секретаря- делопроизводителя или смежных с этой профессией.
- Временное исполнение обязанностей должности секретаря-делопроизводителя может быть положено на работника школы.
Это возможно в случае, если у работника есть опыт работы с документооборотом и оргтехникой, на основании приказа директора школы.
- В своей деятельности секретарь-делопроизводитель обязан руководствоваться законом «Об образовании», Типовым положением «Об общеобразовательном учреждении», правилами и нормами противопожарной безопасности, правилами техники безопасности, нормативным рекомендациям по ведению делопроизводства, приказами и распоряжениями администрации школы.
- Секретарь-делопроизводитель обязан строго соблюдать положения Конвенции о правах ребенка.
- Функции работника, находящегося на должности делопроизводителя.
Главными моментами профессиональной деятельности секретаря-делопроизводителя в школе являются:
- Организация делопроизводства.
- Выполнение функций, которые обеспечивают работу директора школы и всей администрации учебного заведения.
- Должностные обязанности.
Работник на должности секретаря-делопроизводителя в школе выполняет следующие обязанности:
- Ведет делопроизводство, придерживаясь при этом рекомендаций нормативно-правовых актов.
- Организовывает телефонную и прочие виды связи директора школы, а также на секретаря-делопроизводителя возложена функция по приему и передаче телефонограмм.
- Работник на должности секретаря-делопроизводителя в обязательном порядке ведет алфавитную книгу учащихся.
- Работает с входящими документами , т.е. лично принимает заявления работников школы, а также родителей учащихся.
- Ведет непосредственную работу по подготовке педагогических совещаний школы.
- Ведет книгу приказов по школе.
- Ведет реестр учета трудовых книжек.
- Обеспечение директора школы канцелярскими материалами.
- Организовывает прием посетителей к администрации учебного заведения.
- Права.
Работник на должности секретаря-делопроизводителя в школе имеет право:
- Пользоваться в своей работе новаторскими методами обработки документооборота.
- Вносить предложения на рассмотрение администрации школы об улучшении документооборота.
- Обязывать работников школы к выполнению приказов директора школы.
- Визировать все документы , которые связаны с управленческой деятельностью школы.
- Давать распоряжения ученикам относительно поведения в школе.
- Делать представления администрации на учащихся, которые дезорганизуют учебно-воспитательный процесс.
- Постоянно повышать уровень своего самообразования.
- Ответственность работника, находящегося на должности секретаря-делопроизводителя.
- За невыполнение или ненадлежащие выполнение своих должностных обязанностей, указанных в этой инструкции, а также за невыполнение распоряжений администрации школы, за нарушение правил внутреннего распорядка учебного заведения и других нормативно-правовых актов, секретарь-делопроизводитель несет наказание и дисциплинарную ответственность согласно трудовому законодательству.
- За применение методов воспитания, которые основаны на психическом или физическом насилии, секретарь-делопроизводитель может быть уволен с занимаемой должности, согласно трудовому законодательству.
- За умышленное причинение ущерба материальной базе учебного заведения , работник на должности секретаря-делопроизводителя несет полную или частичную материальную ответственность.
Выше был приведен пример должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в школе.
Что касается специфики должностной инструкции секретаря-делопроизводителя на предприятии, то план ее составления зависит от направления деятельности предприятия.
План составляется на основании того, какие обязанности будут вменены секретарю-делопроизводителю руководством этого предприятия.
В данной статье мы максимально постарались объяснить, что такое должностная инструкция секретаря-делопроизводителя предприятиях и организаций всех форм собственности.
Для того чтобы грамотно составить один из важнейших документов для наёмного работника, – , в первую очередь необходимо тщательно изучить трудовое законодательство РФ. Ни один из пунктов должностной инструкции не может ему противоречить. Важно помнить, что при разрешении трудовых споров, конфликтов, доходящих до суда, должностная инструкция, наряду с договором о приёме на работу, станет одним из основных документов, приложенных к делу. И малейшая неточность, идущая вразрез с законом, может обернуться против работодателя.
Если вкратце, должностная инструкция – документ, наиболее полно и чётко обрисовывающий круг обязанностей работника. Насколько это «полно и чётко» будет в реальности, зависит от грамотности и разумности того, кто работника нанимает. То есть руководителя.
Вплотную подходим к вакансии секретаря-делопроизводителя. Из всего штата сотрудников трудно найти другую должность, на которой человек так плотно работает непосредственно с руководством. И будет естественной необходимостью, чтобы сам руководитель принял участие в разработке должностной инструкции. Во всяком случае, хотя бы внимательно изучил уже подготовленный документ. Разумно также всегда начальнику держать экземпляр инструкции под рукой. Дабы не быть обвинённым в необоснованном расширении полномочий подчинённого.
Необходимые пункты
Обязательными для внесения будут:
Требования к знаниям и умениям для этой должности. Конечно, изначально отбор для данной работы предполагает наличие у кандидата определённых навыков и умений. Но в должностной инструкции необходимо отразить их повторно. Чтобы у сотрудника было чёткое представление, в каких пределах простираются требования к нему. Лучше разделить этот отдел инструкции на подпункты.
Например:
Элементарные знания (грамотность устная и письменная).
Работа с оргтехникой : обязательно укажите, с какой именно техникой будет работать секретарь-делопроизводитель.
Отдельно выделите пакет программ ПК , с которыми предстоит работа. Как правило, обязательным будет Microsoft office: word, excel. Остальные зависят от специфики фирмы. Возможно, это будет 1С или дизайнерские программы. Главное, расписать подробно.
Работа с документами. Вторая часть должности — «делопроизводитель» подразумевает априори эту деятельность. ГОСТы, виды документации, документооборот вообще – знания в этой области должны быть весьма обширны. Учитывая специфику должности, работодатель вправе требовать наличия сертификата об окончании спецкурсов, если «Делопроизводство» не было среди основных дисциплин в учебном заведении. В этом же подпункте можно выделить работу с архивом компании (если предусмотрена).
Обязанности, касающиеся остального штата сотрудников. Например, обеспечение офиса канцелярией, оповещение сотрудников о совещаниях и др.
Обязанности, касающиеся внешних связей компании: заказ комплектующих, «расходников». Обзвон клиентов, связи со СМИ.
Продолжительность рабочего дня. Примерное распределение обязанностей по периодам рабочего дня. То есть, можно вписать в этот пункт, что на разборку входящей корреспонденции отводится час с утра.
Иерархия . Здесь нужно максимально чётко очертить: кому подчиняется секретарь-делопроизводитель (только непосредственно начальнику или, возможно, заместителям). Чьи поручения будут являться приоритетными.
Ответственность (в т.ч. материальная) секретаря-делопроизводителя. Обычно сюда же включают подпункт об ответственности за разглашение секретной информации (коммерческой тайны). И вообще, ко всей ли документации будет доступ у этого сотрудника.
Право подписи документации. Есть ли оно, либо все документы визируются непосредственно руководством. Если есть, то в каких случаях.
Необязательные пункты и права сотрудника
Нормы времени, в которые должен уложиться секретарь-делопроизводитель для того или иного вида деятельности не являются обязательными. Например, скорость печати, продолжительность телефонных переговоров, подготовка шаблона документации. Естественно, требования здесь должны быть в пределах разума. И необходимо учитывать нюансы, форс-мажор и пр.
Требования к внешнему виду, вежливости также прописываются на усмотрение работодателя. Секретарь-делопроизводитель – должность, обязывающая к этим правилам. А при отсутствии других сотрудников секретариата (например, секретарь в приёмной) смело можно назвать его лицом фирмы.
И нелишним будет прописать требования к вежливости, опрятности. А возможно и дресс-код. Также, если в компании есть свои нормы этики, нужно зафиксировать их в должностной инструкции.
Список «факультативных» требований может быть расширен в зависимости от профиля компании. Однако, помимо обязанностей, права секретаря-делопроизводителя тоже должны быть записаны в должностную инструкцию. Хотя, безусловно, основные права (в т.ч. социальные гарантии) прописывают в договоре найма на работу, трудовом соглашении.
Секретарь-делопроизводитель имеет право:
- На получение дополнительной служебной информации от руководства и других сотрудников, если она необходима для лучшего выполнения его обязанностей.
- На использование технических средств компании, в целях более качественного и эргономичного решения выполняемых им задач.
- На обеспечение охраны труда на своём рабочем месте.
- На получение социальных гарантий и благ. Согласно как трудовому кодексу РФ, так и внутреннему коллективному соглашению.
Список прав работодатель также может дополнять по своему усмотрению.
О чем следует помнить?
Отметим, что единого бланка, ГОСТа для должностной инструкции секретаря-делопроизводителя нет. Можно найти в Интернете, в частности, на бизнес-сайтах примерные образцы и скачать (как платно, так и свободно). Некоторые компании делятся в сети готовыми ДИ. Если профиль бизнеса схож, можно ориентироваться на такие инструкции.
В заключение некоторые простые правила составления :
- Не расширяйте круг обязанностей секретаря-делопроизводителя чрезмерно. Сопоставляйте требования с реалиями: протяженность рабочего дня, заработная плата (особенно!).
- Помните, что работник вправе потребовать дополнительной оплаты, получив от руководителя поручение, не описанное в ДИ.
- Если в компании нет штатного юриста и кадровика, при составлении ДИ воспользуйтесь услугами наёмных специалистов. Это обойдётся в итоге дешевле, чем включать «сомнительные» пункты в ДИ самостоятельно.
- Помните, что внутренняя документация компании (к коей относится и должностная инструкция) не идёт вразрез с законодательством страны. Об этом говорилось подробно в начале статьи.
Надеемся, что советы статьи окажутся полезными для Вас и Вашего бизнеса!
Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.
УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков
/Широков И.А./
«12» августа 2014 г.
Должностная инструкция секретаря
1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.
1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.
1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.
1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации
1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.
1.6. Секретарь обязан знать:
— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;
— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;
— Правила ведения делопроизводства;
— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;
— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;
— Основы организации трудовых процессов;
— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;
— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);
— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.
Функциональные обязанности
2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:
— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;
— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;
— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.
— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;
— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;
— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;
— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте - прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;
— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;
— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;
— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)
— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.
— Прием и отправка писем;
— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;
— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;
— Участие в общих собраниях и совещаниях;
— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.
Права
Секретарь обладает следующими правами:
3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в.ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);
3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;
3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;
3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;
3.5. Посещать курсы повышения квалификации;
3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.
Ответственность
Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:
4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;
4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;
4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;
4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;
4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.
4.6. Нарушение субординации.
Условия работы
5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;
5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.
Право подписи
6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.
СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов
/Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.
С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.
ФАЙЛЫ
Для чего нужна должностная инструкция
Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.
Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.
Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря
Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.
Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:
- «Общие положения»,
- «Должностные обязанности»,
- «Права»,
- «Ответственность».
Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).
Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.
Составление должностной инструкции секретаря
Шапка
Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.
Со второй части начинаются основные разделы.
Общие положения
В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.
Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..
Обязанности секретаря
Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.
Права секретаря
Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.
Ответственность секретаря
В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.
Условия работы
В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы» , вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.
Право подписи
Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.
После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.
Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.
Секретарь делопроизводитель выполняет важную функцию на любом предприятии: в школе, в детском саду, в коммерческой организации, в городской администрации, в суде и пр. Поэтому к его выбору работодатели предъявляют особые требования. Как регулирует работу такого сотрудника должностная инструкция? Какие обязанности должен он выполнять и какую ответственность несет? Далее рассмотрим эти вопросы.
Образец типовой должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
Основная функция секретаря делопроизводителя – быть помощником руководителя. Именно от работы этого сотрудника зависит насколько грамотно будет составлен рабочий график руководителя, директора, зама и пр. Он четко фиксирует все встречи, готовит документацию для решения деловых вопросов, принимает почту, звонки и пр. В большинстве компаний это подразумевает совмещение сразу двух должностей: непосредственно секретаря и офис менеджера. Нередко к этому сотруднику выдвигаются требования по знанию иностранных языков. Для специалиста отдела кадров важно иметь образец типовой инструкции для таких работников, поэтому предлагаем рассмотреть содержание типового документа.
Общие положения
В типовом документе, который регламентирует порядок выполнения должностных обязанностей секретарь делопроизводитель относится к разряду «технических работников». Его непосредственный начальник – гендиректор. Основные требования:
- наличие минимум среднего специального образования;
- опыт от года;
- работник должен знать основы компьютерных программ — word, exel и пр.;
- должен владеть организацией делопроизводства.
В зависимости от своих потребностей организации могут расширить список требований в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя. Например, для такого работника в суде дополнительно выдвигаются требования в умении скоростной печати, в т.ч. машинописной, также необходимо умение обращаться с любым видом техники, которая может быть использована в зале суда и пр.
Должностные обязанности
Согласно типовой должностной инструкции секретарь делопроизводитель обязан:
- принимать посетителей и вести учет времени приема;
- принимать звонки и корреспонденцию;
- принимать документацию и направлять ее на подпись своему руководителю;
- составлять различные запросы, вести техническую работу по организации рабочего времени;
- организовывать командировки своего начальника — покупать билеты, заказывать гостиницы и пр.;
- выполнять личные распоряжения своего непосредственного руководителя и пр.
Основные положения могут корректироваться в зависимости от потребностей организации: для коммерческих организаций — это необходимость знания иностранных языков, а для секретаря делопроизводителя в сфере медицины — знание терминологии и пр.
Права
В должностной инструкции помимо обязанностей секретаря делопроизводителя имеется информация о том, на что секретарь-делопроизводитель имеет право. Например, к его правам относится решение не приступать к выполнению своих непосредственных обязанностей, если существует малейшая угроза для его жизни либо здоровья. Также он волен самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции, и вносить рацпредложения по улучшению условий своей работы — закупка нового офисного оборудованияи другое.
Ответственность
Инструкция по исполнению прямых должностных обязанностей секретаря делопроизводителя содержит предупреждения об ответственности. К примеру, секретарь-делопроизводитель несет ответственность за: результаты принятых самостоятельно решений, за разглашение коммерческой тайны и пр. Также предусмотрена ответственность за нарушения техники безопасности, за опоздания, прогулы, превышение полномочий и пр.
Условия работы
Условия работы в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя прописываются индивидуально в каждой организации, однако они не должны противоречить основным положениям ТК РФ, и не нарушать прав и свобод работника.
Должностная инструкция инженера-энергетика
Если в штате организации или предприятия предусмотрена такая должность как инженер-энергетик, появляется задача – составить…
Должностная инструкция секретаря-референта - права и обязанности
Секретарь референт - это помощник руководителя, который должен обладать обширным кругом знаний и умений для…
Должностная инструкция системного администратора
Работа системного администратора выходит за рамки конкретного рабочего места и отражается на деятельности всей организации.…
Должностная инструкция кладовщика склада
Склад считается ключевым объектом на производстве. И самым значимым сотрудником в этом отделе можно назвать…
Должностная инструкция технического директора
Многие предприятия разделены на несколько департаментов. У каждого из таких подразделений должен быть свой руководитель.…
Должностная инструкция офис-менеджера
Должностная инструкция регламентирует обязанности и полномочия сотрудника. Этот документ разрабатывается для подчиненных руководителем отдела или…
Как и каждая работа, профессия секретаря-делопроизводителя имеет свою должностную инструкцию. Документ может меняться в зависимости от компании (предприятия) и специфики деятельности.
Инструкция содержит такие основные положения, как необходимое образование, опыт работы, и специальные знания и умения, которыми должен обладать работник.
Инструкция также включает в себя перечень прав и обязанностей секретаря, описывает иерархию компании, указывая, кому непосредственно подчиняется секретарь, и кто находится в его подчинении.
Пункт об ответственности тоже прописан в инструкции.
Основные обязанности
- Секретарь принимает посетителей, фиксирует их и организовывает встречу с руководителем.
- Принимать и осуществлять телефонные звонки.
- Отправлять и принимать документы в электронном виде.
- Вести делопроизводство.
- Совершать предварительное планирование рабочего дня руководителя.
- Организовывать совещания.
- Бронировать билеты и гостиницы для руководителя и гостей/партнеров.
- Следить за наличием канцелярии в офисе.
- Выполнять прочие поручения руководства, связанные с работой.
- В некоторых случаях от секретаря требуют знания иностранных языков для ведения деловой переписки.
Требования к секретарю с функциями делопроизводителя
Требования, представленные ниже, не всегда являются обязательными и могут обсуждаться:
- Образование: высшее (экономика, документоведение).
- Владение ПК на уровне продвинутого пользователя.
- Владение офисной техникой.
- Высокий уровень коммуникативных навыков.
- Желательный опыт работы более 12 месяцев.
- Внимательность и аккуратность в ведении дел.
- Усидчивость и стрессоустойчивость.
Содержание должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
Следует упомянуть, что должностная инструкция секретаря не регламентируется официальным законодательством. Ее скорее можно назвать сводом рекомендаций, которая составляется отделом кадров или ответственным за прием на работу сотрудником. Целью такого документа является определение служебных обязанностей сотрудника.
Стандартный перечень включает в себя пункты о требованиях к сотруднику, распределение субординации, описание работы, которые предстоит выполнять, перечень прав работника и указание ответственности.
Каковы права и обязанности работника?
Права секретаря-делопроизводителя:
- Иметь доступ к открытой и конфиденциальной информации, которая необходима для осуществления деятельности секретаря.
- Выдвигать предложения по совершенствованию и оптимизации трудового процесса компании/предприятия.
- Получать информацию, необходимую для работы, из других отделов.
- Иметь комфортные условия работы и отдыха.
- Принимать участие в составлении, согласовании, и осуществлении решений, которые касаются компании.
Обязанности: - Ведение деловой документации.
- Организация встреч руководителя.
- Прием телефонных звонков и посетителей.
- Решение конфликтных ситуаций.
- Прием и отправка почты.
- Поддержание жизнеспособности офиса.
Необходимые пункты
Обязательным условием для приема на работу секретаря делопроизводителя является быстрая обучаемость специалиста и умение находить быстрые решения в нестандартных ситуациях.
Некоторые руководители предъявляют дополнительные требования, которые могут включать в себя знание профессиональных компьютерных программ.
Секретарь-делопроизводитель – это работник, который отвечает за оборот документации в компании, их сохранность и правильность.
Эта должность включает в себя:
- Контроль базы документации, архива.
- Регистрацию контактов и посетителей.
- Распределение дел на рабочий день.
- Работа с оргтехникой.
- Прием звонков.
Требования к знаниям и умениям
Обязанности секретаря-делопроизводителя отличаются от тех, которые возлагают на рядового работника офиса, просто принимающего звонки и варящего кофе. 
Такая должность требует внимательности, организованности, и ряда профессиональных и личных качеств.
Знания, необходимые секретарю:
- Право: трудовое, административное.
- Законодательство: акты, которые необходимы для работы с документацией.
- Систему иерархии власти в своем регионе.
- Принципы работы в заданной области.
- Структуру работы, ее организацию.
- Основы управления труда.
- Азы менеджмента.
- Нормы выполнения каждого из видов задач.
- Правила пользования техникой.
- Основы коммуникативной психологии.
- Порядок архивации.
Навыки и умения:
- Осуществление эффективной работы офиса, распределять обязанности.
- Планирование дел в соответствии загруженностью.
- Своевременное продление сроков документации.
- Организация выездных встреч и командировок.
- Ведение информационного обеспечения офиса.
- Ориентировка в периодике.
Элементарные знания (грамотность устная и письменная)
Даже если секретарь большую часть времени уделяет работе с цифрами, ему не обойтись хотя бы без элементарных грамматических навыков.
Секретарь – это лицо фирмы. И от того, как он преподнесет себя может зависеть исход важной сделки. Письменная и устная грамотность создаст положительный имидж всей организации.
Продолжительность рабочего дня
Длительность рабочего дня секретаря напрямую зависит от общего распорядка компании. Нередко случается, что помощник руководителя продолжает вести дела даже будучи дома.
В таком случае сотрудник может смело требовать компенсацию за сверхурочную работу.
Обычно, день секретаря проходит так:
- Приход на работу и проверка обстановки и работы оргтехники до прихода начальника.
- Просмотр намеченного дневного плана и выбор соответствующих дел.
- Проверка и обработка корреспонденции.
- Согласование планов с руководителем и внести необходимые правки.
- Прием звонков и посетителей, обработка текущей документации.
- Подготовка помещений и материалов для докладов и встреч.
- Разработка плана на следующий рабочий день.
- Доклад руководству о проделанной работе.
- В конце дня происходит пересмотр и делегация дел на следующий день.
- Приведение дел и рабочего места в порядок, проверка безопасности помещения.
Иерархия
- Секретарь-ресепшионист – принимает посетителей, отвечает на звонки, записывает и согласовывает встречи.
- Секретарь-референт – работает с документацией и служит помощником одного или нескольких руководителей. Чаще всего имеет ненормированный рабочий график.
- Секретарь делопроизводитель – отвечает за порядок в офисе, графики встреч руководства, сохранность и правильное заполнение документации, архивацию, и общее состояние офиса.
Секретарь подчиняется тому, кто его нанял или высшему руководству других отделов, работа которых тесно связанна.
Секретарь может давать поручения курьерам и другим секретарям.
Ответственность
Существуют обязательные и дополнительные пункты ответственности:
- За полное или частичное невыполнение служебных обязанностей.
- За игнорирование инструкций и приказов.
- За нарушение внутренних правил компании, подрывание дисциплины.
- За разглашение конфиденциальной информации.
- За невыполнение правил пожарной и электрической безопасности.
Право подписи
Обычно право подписи принадлежит руководителю. Но некоторые акты местного значения могут быть утверждены секретарем. Такая возможность обязательно должна быть прописана в уставе организации.
Подписи секретаря достаточно для получения доставок, канцелярии, и продуктов, обеспечивающих жизнедеятельность офиса.
Необязательные пункты и права сотрудника
- Высокая скорость набора текста.
- Заданная продолжительность работы с одним клиентом.
- Прохождение тренингов и курсов по ораторскому мастерству.
- Подготовка шаблонов документов.
- Требования к росту и весу.
Требования к внешнему виду, вежливости
Секретарь – это первый человек, которого видит и слышит посетитель компании, поэтому ему нужно поддерживать себя в форме. Элементарные правила этикета помогут держать себя достойно даже с самыми сложными клиентами.
- Хороший секретарь никогда не позволит себе беспричинно заставлять клиента ждать.
- Не хамит и не раздражается.
- Выглядит опрятно, имеет аккуратный маникюр и минимальное количество макияжа.
- Не пользуется духами с резким ароматом.
- Имеет чувство стиля, носит на работу классическую одежду.
О чем следует помнить
Секретарю следует помнить о его значении в компании. Все дела держатся на нем, поэтому необходимо приучить себя к ведению дневника.
Навыки тайм-менеджмента просто незаменимы, поэтому нелишним будет посетить соответствующие тренинги и семинары.
Лица, разрабатывающие и утверждающие документ
Большинство документации разрабатывается секретарем, а утверждается руководителем. Если речь идет о филиале, то всю документацию должен утверждать непосредственно начальник сети.
В компаниях, где секретарь считается личным помощником руководителя, документы проходят цикл от создания до вступления в силу через него. На рассмотрение шефу поступают только самые важные или спорные дела.