Сегодня в сердце практически любого крупного бизнеса лежит ERP-система. К сожалению, она не всегда справляется с полноценным управлением транспортировками. Поэтому компаниям, работающим с логистикой, нередко требуется дополнительное решение с более широким функционалом.
В этой статье мы расскажем об интеграции ERP-системы в логистике, а также рассмотрим, как можно «подружить» ее с TMS.
Какую роль играет ERP-система в логистике?
ERP-система дает представление о рабочих процессах в компании. Это своеобразный «хаб» для таких функциональных групп, как закупки, финансирование, распределение и управление ресурсами.
Существует мнение, что в ERP-системах также необходим функционал для управления перевозками. Плюс такого подхода в том, что «недопонимание» между поставщиком, перевозчиком и складом исключается: все данные циркулируют внутри одной системы. Кроме того, этот вариант выгоднее с финансовой точки зрения.
Однако в крупных компаниях подобный подход может не сработать, так как к перевозкам и управлением складом часто подключаются сторонние подрядчики. Вместе с доступом к сервису для перевозок они получают доступ и к ERP-системе целиком.
Поэтому в качестве дополнения к ERP нередко используют системы управления транспортировками (TMS). Такой подход дает два преимущества:
- более качественное обслуживание клиентов: они могут получить доступ к данным о перевозках, что делает процесс более понятным и прозрачным;
- оптимизация рабочих процессов: вместо того, чтобы вручную передавать информацию между участниками цепи поставок, поставщику достаточно отправить файл или сообщение.
Как работает интеграция ERP-систем в логистике?
Суть интеграции ERP-систем в логистике довольно проста. TMS или WMS получает данные из ERP и преобразует их в понятный для себя (и пользователей) формат.
К примеру, чтобы заказать транспорт, без интеграции приходится вручную отправлять заявку в транспортную компанию по почте. Интеграция позволяет создать заявку в ERP-системе, в один клик отправить данные в TMS или WMS и работать уже в них.
Как правило, системы обмениваются данными с помощью передачи файлов определенного формата. ERP-система может загрузить файл на FTP-сервер, после чего TMS или WMS обрабатывает его, находит необходимую информацию и загружает «в себя».
В качестве альтернативы обмениваться данными можно при помощи API. В этом случае TMS предоставляет определенный набор команд, при помощи которых в нее можно загружать данные из ERP-системы.
Аналогичным образом данные передаются и в обратном направлении. Например, TMS может передавать в ERP-систему данные о затратах на перевозку, а WMS информирует ее о том, что заказ собрали и подготовили к транспортировке.
Интегрируя все эти системы, можно синхронизировать все логистические процессы и получать информацию в разных срезах данных.
При интеграции ERP-систем в логистике стоит принять во внимание следующие моменты:
- задачи: в зависимости от задач, которые стоят перед компанией, определите подход. Если вы работаете без сторонних подрядчиков, можно использовать одну систему для всех процессов. В обратном случае интеграция ERP-системы с TMS и WMS потребует затрат на внедрение и дальнейшую поддержку.
- зоны ответственности: нужно определиться, какая система за какие данные отвечает. Чаще всего в ERP-системе хранятся данные о заказах, клиентах, и финансах, а в TMS – данные о перевозках и связанных с ними затратах. Важно продумать интеграцию так, чтобы обе системы не выполняли одну задачу.
- технические вопросы: продумайте, на каком уровне будет идти обмен данными (односторонний или двусторонний), какую информацию системы будут передавать друг другу и какие инструменты вы будете использовать (обмен файлами, API и т.д.)
Пример
Чтобы не ограничиваться теорией, расскажем об интеграции ERP-системы в логистике на примере системы управления перевозками .
Итак, предположим, что компания-поставщик использует систему SAP для обработки заказов и систему ЕМЕ для работы со складом. Отдел по работе с клиентами создает заказ в SAP и отправляет его в отдел логистики, как только понимает, что можно пускать его в работу.
Информация о заказе формируется в виде инжекции (XML-файла) и передается в WMS. Аналогичную информацию через FTP компании получает и TMS. Она анализирует XML-файл и создает заказ на перевозку на основе необходимой информации. Обычно это такие данные, как:
- номер накладной;
- объемно-весовые характеристики;
- данные по артикулам;
- склады отгрузки и доставки;
- даты отгрузки и доставки;
- способ доставки.
В зависимости от рода деятельности компании список обязательных полей может быть шире. К примеру, производители продовольствия указывают температурный режим, необходимый для перевозки.
Сотрудники склада, получив заказ в WMS, начинают его собирать. После того, как он был собран, сотрудник склада меняют статус заказа, и формируется дополнительная инжекция для TMS, уведомляющая ее о том, что заказ собран и готов к отгрузке.
После этого логист организует перевозку в TMS и отправляет заказ в транспортную компанию. Как только заказчик получил груз, логист подтверждает финальную стоимость перевозки, и данная информация отправляется обратно в ERP-систему. Информацию об актуальных затратах на доставку заказа можно в дальнейшем использовать для построения отчетов и подсчета KPI логистики.
ERP-системы и TMS помогают компании в управлении перевозками с разных сторон. Если грамотно определить задачи и правильно разграничить зоны ответственности, интеграция ERP-системы в логистике поможет получить значительные преимущества перед конкурентами.
Какой подход использует ваша компания? Интегрированы ли ERP и TMS друг с другом или работают по отдельности? Поделитесь опытом в комментариях.
29 марта 2013 г. 14:52Вопрос читателя: В случае использования интегрированного решения СЭД+ЕRP действительно ли есть риск невозможности доработки одной системы из-за ограниченных возможностей другой? Тогда какой смысл внедрения и интеграции, если при этом нельзя использовать полный функционал?
При интеграции нескольких систем не ставится задача управлять объектами или данными одной системы из другой. Обычно системы интегрируют, чтобы использовать общие данные, исключить двойной ввод данных, получить возможность взглянуть на операцию «с точки зрения» нескольких систем и т.п.
Например, из ERP-системы можно будет обратиться к образам документов, хранимых в ECM. Или при исполнении бизнес-процесса получить данные, которые хранятся в ERP-системе.
Интеграция может быть налажена между отдельными системами, а в случае если таким образом интегрируются более двух систем, шлюзов может быть несколько. Другой вариант – использование универсальной корпоративной шины сервисов данных и управления (ESB). Если система не поддерживает расширения, невозможно произвести доработку, загрузить, выгрузить или получить прямой доступ к данным – интеграция с ней будет невозможна. Обычно, это legacy-системы (буквально «доставшиеся в наследство») - доживающие свой век продукты, которые уже не развиваются, а только эксплуатируются. Чаще всего приложение можно доработать или получить доступ к данным: таким образом обеспечивается возможность интеграции. Разумеется, оценивая возможность интеграции систем, нужно оценить и соотнести все выгоды и затраты.
Задача интеграции ERP и ECM систем не возникает на пустом месте - это требуется в процессе автоматизации определенных бизнес-процессов компании .
Как правило, эти бизнес-процессы включают документы - например, процесс согласования счета, заявки или контракта, процесс одобрения кредитной заявки и т.п.
Вариантов взаимодействия систем существует масса, приведу примеры лишь двух из них.
Большинство ERP-систем может работать только с данными, но не с документами, тогда как ECM-системы изначально предназначены для хранения документов. Поэтому первый сценарий – это доступ из ERP-системы к образам документов, которые хранятся в ECM-системе.
Например, при обработке накладной в ERP-системе требуется доступ к ее скан-образу, который может содержать рукописные правки и отметки. С такой задачей постоянно сталкиваются дистрибьюторы, которые организуют массовый развоз товаров по торговым точкам. В случаи выявления брака, недостачи или пересортицы соответствующие отметки производятся в бумажной накладной. Если обработка накладных централизована и территориально производится в другом месте, выходом из ситуации может стать потоковое сканирование накладных в ECM-систему. Интеграция систем позволит связать данные в ERP-системе с образом документа, который хранится в ECM-системе. Бухгалтер, обрабатывающий накладные, получает доступ к необходимой информации (отметки и исправления) и сможет скорректировать данные в ERP-системе.
Другой сценарий интеграции систем в чем-то является зеркальным первому – это организация доступа к данным ERP-системы из ECM-приложения.
Например, в процессе согласования договора для принятия решения может потребоваться информация о результате выполнения предыдущих соглашений, информация о транзакциях между контрагентами, состоянии складских запасов и т.п. Интеграция систем позволит включить в бизнес-процесс ссылки на объекты в ERP-системе (карточки, отчеты, реестры и т.п.), что значительно упростит работу сотрудников, согласующих документ. Есть и другой вариант данного сценария, когда при согласовании счета финансовый контролер обращается к системе бюджетирования, чтобы определить, позволяет ли запланированный бюджет оплатить заявку или, наоборот, все лимиты выбраны. Как видите, примеров привести можно множество.
В приведенных сценариях ECM-система может выступать и как техническое средство управления бизнес-процессами, то есть взять на себя функции BPM (Business Process Management).
BPM-движок, или механизм оркестровки бизнес-процессами, у нее уже есть: необходимо будет разработать коннекторы (механизмы интеграции) к другим системам. Например, коннектор к выбранной ERP-системе.
Другой вариант - ECM-система выступает в роли сервиса. В нашем случае это первый приведенный сценарий, когда пользователь из ERP-системы получает доступ к образу документа. ECM-система предоставляет доступ к документам, то есть выступает в роли репозитория документов. Данный сценарий становится очень популярным, и производители ECM-систем разработали стандарт на интерфейс доступа к онлайн репозиторию документов – CMIS.
CMIS предлагает стандартный и универсальный механизм доступа к документам и целым классам документов через веб-сервисы, то есть через Интернет. Таким образом, при наличии прав можно получить доступ к документам, физически находящемся в другом городе или даже другой стране. Что, впрочем, является вполне обыденной практикой для транснациональных компаний.
Разумеется, полет мысли автоматизаторов бизнес-процессов ограничивается интеграционными возможностями систем. Систем, с которыми невозможна никакая интеграция, становится все меньше – обычно, это уже упомянутые нами выше legacy-системы
Если приложение поддерживает расширение, его можно доработать, чтобы оно обращалось к внешним данным, импортировало или, наоборот, экспортировало данные. Многие современные приложения имеют интерфейс программного доступа (API), который позволяет обращаться к объектам системы. Если такой возможности нет, но есть знания, как организовано хранение данных внутри системы, создается внешнее приложение, которое напрямую обращается к данным системы.
Таким образом, говорить о бессмысленности интеграции не стоит. В каждом случае необходимо определить, какая интеграция требуется, что возможно сделать и каковы будут затраты. А плюсов интеграция систем может принести немало, и приведенные примеры наглядно доказывают это.
СловарьBPM-системы (англ. Business Process Management) – системы управления бизнес-процессами организации. ERP (англ. Enterprise Resource Planning– планирование ресурсов предприятия) – набор интегрированных приложений, позволяющих создать единую среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций предприятия. API (англ. application programming interface– интерфейс программирования приложений) – это интерфейс прикладного программирования для интеграции одного программного обеспечения с другим. CMIS (англ. Content Management Interoperability Services– сервисы взаимодействия при управлении контентом) – пакет стандартов, состоящий из набора веб-сервисов для совместного использования информации, хранимой в не связанных между собой хранилищах контента. Сервисная шина предприятия (англ. enterprise service bus, ESB) – связующее программное обеспечение, обеспечивающее централизованный и унифицированный обмен сообщениями между различными информационными системами. Основной принцип сервисной шины – обмен сообщениями между различными системами через единую точку, в которой при необходимости обеспечиваются контроль, преобразование данных, сохранность сообщений. Все настройки обработки и передачи сообщений предполагаются также сконцентрированными в единой точке, таким образом, при замене какой-либо информационной системы, подключенной к шине, нет необходимости в перенастройке остальных систем. DSS Consulting – компания, оказывающая услуги в сфере управленческого и ИТ-консультирования, представлена на рынке консультирования с 2003 года и уже в течение нескольких лет проводит независимый мониторинг российского рынка информационных систем и выпускает аналитические обзоры на актуальные темы. |
ИТ-инфраструктура помогает выстраивать и поддерживать бизнес-процессы предприятия на эффективном уровне. На предприятиях крупного масштаба существует множество различных информационных систем, и проблема их объединения становится все более актуальной. Интеграция решает такие проблемы, как двойной ввод данных, чрезмерные внутренние коммуникации, дорогостоящие лицензии для пользователей, которым необходимы данные двух или более систем.
В ряде случаев задача интеграции решается внедрением дополнительной системы (SOA, шина данных), способной объединить уже существующие, в других - дорабатываются инструменты интеграции между системами, в третьих - одна из систем замещается той, которая наилучшим образом отвечает требованиям и способна быть более гибкой при интеграции с другим ИТ-системами.
Почему ERP и ECM?
Внедрение систем класса ERP - достаточно затратная статья ИТ-бюджета: дорогостоящие лицензии, обучение, внедрение и сопровождение… По мнению экспертов одним из способов оптимизации инвестиций может выступать параллельное внедрение ECM системы и ее интеграция с ERP, что позволит повысить ROI, обеспечить более быструю окупаемость, облегчить процесс внедрения и получить первые результаты. ECM-системы имеют возможности простого доступа к корпоративному контенту, удобного интерфейса по сравнению с ERP и, как правило, более дешевые клиентские лицензии. Для пользователей, нуждающихся в информации из ERP на просмотр и согласование, функций ECM - достаточно. При этом должна быть налажена хорошая интеграция между ERP и ECM.
ERP и ECM системы принимают различное участие в бизнес-процессах предприятия. Задачами ECM в частности являются накопление контента (документов и знаний), управление бизнес-процессами, организация полноценного поиска документов как атрибутивного, так и полнотекстового. А задача ERP - управление ресурсами предприятия с использованием единой транзакционной системы для большинства операций и бизнес-процессов.
Для ERP-систем документ - это подтверждение факта какой-либо операции с ресурсами предприятия , и создается он в системе автоматически, нет необходимости в его подготовке или согласовании. Для документа в ERP-системе, например, наличие электронной подписи вообще не является значимым, так как вся цепочка событий, которые привели к появлению документа, фиксирована.
Для ECM-систем документ - это ключевое понятие и рассматривается как результат взаимодействия в ходе бизнес-процесса . Здесь немаловажное значение имеет процесс и результат -> документ. В отличие от систем ERP, в ECM системах речь идет не об управлении ресурсами предприятия, а о поддержке совместной работы участников бизнес-процесса на основе движения документов (docflow) и об общем управлении потоками работ (workflow).
В таком различии в подходах нельзя сказать, что какая-то система лучше или хуже - каждая подходит для своих задач. Важно найти точки взаимодействия и правильно его выстроить.
При этом ECM-система универсально работает с разными документами, поэтому предназначена для широкого круга пользователей на предприятии. ECM становится для пользователей своеобразной точкой входа, которая обеспечивает доступ к информации в привычном для пользователя приложении, то есть у него нет необходимости изучать интерфейс систем, заточенных под определенные бизнес-процессы (ERP, CRM, HR-системы и т.д.).
Реализация интеграции
Цель рассматриваемой нам интеграции - это единство информационного пространства. Это означает что в обеих интегрируемых системах должна содержаться непротиворечивая информация (то есть данные одной системы не должны вступать в конфликт с данными другой, не должно быть ситуаций, когда что-то «не сходится»). При этом необходимо определить какие данные должны быть идентичными, а что останется вне поля интеграции (данные в каждой системе естественно детальнее, шире по своей сфере).
Интеграция таким образом решает не только проблему многократного ввода информации, но и способствует тому, что данные остаются актуальными, полными и непротиворечивыми в разных ИС.
Односторонняя интеграция - это более простой вариант, при этом одна из систем хранит основные данные (мастер-данные) и только передает их в другую для использования. В процессе обмена данными одна из систем выступает в роли источника, то есть в этой системе данные создаются изначально, а другая - приемника, то есть в эту систему данные затем передаются.
Для обеспечения сквозных процессов может применяться и двусторонняя интеграция. В случае двусторонней интеграции система-источник и система-приемник будут меняться ролями. Это более сложный вариант, так как должны быть предусмотрены варианты решения конфликтов данных.
Пример интеграции
В качестве примера приведем интеграцию ECM-системы с системой класса ERP (SAP) для автоматической передачи информации о работниках, их должностях, категориях, персонах, организационных единицах, подразделениях и организациях в ECM-систему.
Все данные о работниках и подразделениях организации хранятся в модуле «Управление персоналом» системы SAP. Для комплексной автоматизации процессов управления контентом в ECM-системе на всех этапах его жизненного цикла необходимы актуальные данные о работниках, подразделениях организации и организациях, как основных участниках процесса документооборота.
Для исключения двойного ведения справочной информации в ECM и SAP необходимо обеспечить автоматическую загрузку указанных данных в ECM-систему, для этого необходимо выполнить интеграцию ECM- и ERP-систем.
Для интеграции могут использоваться веб-сервисы - программные службы со стандартизированными интерфейсами и идентифицируемые веб-адресом, которые обеспечивают взаимодействие программных систем.
В случае интеграции SAP с ECM-системой DIRECTUM, SAP может обращаться к веб-сервисам DIRECTUM напрямую, либо с помощью специализированной инфраструктуры обмена данными - SAP PI(XI), которая обеспечивает достоверную доставку данных между системами.
Таким образом, решается основная задача, которую должна решать комплексная информационная система предприятия, - обеспечение каждому участнику бизнес-процесса доступа к полной достоверной информации о бизнес-объекте.
3. Интеграция между подсистемами ERP. Она выражается, главным образом, в регламентированном обмене данными между подсистемами ERP. Нередко эти данные инициируют процессы в других подсистемах. Схема интеграции подсистем показана на рис. 1.4.
Рис. 1.4. Схема интеграции основы КИИСУП
4. Гибкость при реализации структур управления в конкретных условиях. При этом состав функций, включаемых в подсистемы конкретной КИИСУП, может не полностью совпадать с функциональным наполнением подсистем базовой системы. Напомним, что под базовой системой понимается совокупность функций, входящих в состав программного обеспечения, на основе которого строится конкретная система. Это положение иллюстрируется на рис. 1.5.
A, B, C - подсистемы базовой системы.
A 1 , B 1 , C 1 - подсистемы реальной КИИСУП.
Примечание. Ориентация при построении КИИСУП на управление производственным процессом как единым целым, а не на автоматизацию деятельности отдельных подразделений, занимающихся управлением - это главное требование фактической поддержки целостности системы управления и её наиболее эффективного функционирования. При этом возможно несовпадение функционального наполнения подсистем КИИСУП и функциональных обязанностей в подразделениях - рис. 1.6.
A, B, C - подсистемы, входящие в организационную структуру.
A 1 , B 1 , C 1 - подсистемы КИИСУП.
Использование одних и тех же функций, требуемых для подготовки различных управленческих решений, встречается довольно часто, например, проверка уровня запасов на складе выполняется как при поступлении внешнего заказа, так и при формировании производственного заказа или заказа на приобретение.
5. Интеграция (комплексирование) в одном решении нескольких разнородных ресурсов. Особенно это проявляется на верхних уровнях планирования, При этом выбор состава ресурсов - за управленцем (рис. 1.7).
6. Интеграция управления всеми стадиями жизненного цикла изделия (рис. 1.8).
Это вид интеграции осуществляется на основе информации по всему жизненному циклу изделия, поддерживаемой подсистемами PLM, PDM.
7. Интеграция управления всеми стадиями производства.
8. Интеграция управления между всеми процессами преобразования ресурсов в продукцию.
9. Интеграция функций управления в виде структуры, включающей функции планирования, учёта, контроля, регулирования, анализа (рис. 1.11).
10. Интеграция КИИСУП с помощью BPMS системы
Фундаментальной особенностью современного этапа развития интеграции является применение BPMS в качестве универсального интегрирующего решения, обеспечивающего новый качественный уровень развития КИИСУП. В результате структура современной КИИСУП приобрела вид, представленный на Рис. 1.12.
На этой схеме представлены как основные современные подсистемы, связанные с развитием направления MRP-ERP-MES, так и подсистема BPMS интеграции и динамической адаптации КИИСУП под требования среды.
Представленные на схеме компоненты КИИСУП имеют следующую расшифровку.
КИАС- корпоративная аналитическая система. Обеспечивает компьютерную поддержку блокам анализа различных контуров управления.Согласно Рис 1.11. в контуре управления состоят блоки учёта, контроля, анализа, регулирования и планирования.
BPMS - business process management system - система управления бизнес процессами. Это интегрирующее средствоядро КИИСУП.
СЭБ/ЭК - системы электронного бизнеса и коммерции. Обеспечивают компьютерную поддержку бизнеса в WEB-сетях.
ERP - enterprise resources planning - планирование ресурсов предприятия.
APS - advanced planning and scheduling - расширенное планирование и диспетчирование.
EAM - enterprise actives management - управление активами предприятия.
CRM - client relationships management - управление взаимоотношениями с клиентами.
CSRP -client synchronized resources planning - синхронизированное с клиентами планирование ресурсов.
СЭД - система электронного документооборота.
ECM - electronic content management - управление электронным контентом.
SCM - supply chains management - управление цепочками поставок.
SRM - supplier relationships management - управление взаимоотношениями с поставщиками.
MES - manufacturing execution system - система оперативного управления производством.
AMM - advanced manufacturing management - расширенное управление производством.
PLM - product lifecycle management - управление жизненным циклом продукции.
PDM - product data management - управление данными о продукции.
CAD - computer aided design - автоматизированное проектирование (САПР).
CAM - computer aided manufacturing - автоматизированное производство.
CAE - computer aided engineering - автоматизированная разработка.
Эти девятнадцать подсистем изучаются в последующих лекциях.
Заключение и выводы
Все перечисленные способы интеграции в различной степени влияют на эффективность системы управления. Но, проявляясь в реальных системах, они позволяют строить сложные функциональные структуры управления. Эти структуры состоят из большого количества связанных между собой функций управления. Разрывы интеграционных связей, выпадение необходимых функциональностей или их слабая реализация снижают эффективность управления, поскольку создают в ней “узкие места”, “тупики”, приводят к решению задач на основе неточной и/или неполной информации, снижают качество решении и т. п. Поэтому при проектировании и эксплуатации системы вопросам интеграции должно уделяться первостепенное внимание.
Выводы:
Интеграция КИИСУП на базе ERP, MES и других технологий является особенностью и главным достижением современного состояния систем управления предприятиями. Она заключается в согласованном во времени и пространстве выполнении всех элементов процесса управления.
Интеграция как необходимый элемент организации управления, всегда прекрасно осознавалась, но её реализация стала возможной только на базе компьютеризации.
Интеграция в системах КИИСУП проявляется многими способами, в том числе в виде объединения в единое целое таких элементов производственных систем и производственных процессов, как:
систем ERP и CAD/CAM/CAE;
ERP, МЕS и других подсистем с внешней средой;
подсистем КИИСУП между собой;
подразделений предприятия;
стадий производственного процесса - от заготовительной до сборочной;
материальных ресурсов;
элементарных процессов, составляющих единый производственный процесс;
функций управления.
Фундаментальной особенностью современного этапа развития интеграции является применение BPMS в качестве универсального интегрирующего решения, обеспечивающего новый качественный уровень развития КИИСУП.
В практике работы предприятий интеграция КИИСУП приводит к размыванию границ между элементами производственных систем, более полному и всестороннему обоснованию управленческих решений, повышению профессиональных качеств управленцев.